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In 7 Schritten zur Auskunftserteilung nach Art. 15 DSGVO
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Das Recht eines Einzelnen, Auskunft über die von einem Unternehmen gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, ist umfassend und wurde jüngst vom Bundesgerichtshof bestätigt. Dieses Recht erstreckt sich sogar auf interne Notizen. Unternehmen müssen aufpassen: Eine fehlende, verspätete oder unvollständige Auskunftserteilung kann kostspielige Folgen haben.
Auskunftserteilung gemäß Art. 15 DSGVO - Eine Anleitung:
1. Informationspflichten erfüllen
Sobald eine Auskunftsanfrage eingeht, sind Sie verpflichtet, über die Verarbeitungszwecke, die Rechtsgrundlage der Verarbeitung und die Speicherdauer der Daten zu informieren. Diese Informationen können zusammen mit der Bestätigung des Eingangs der Anfrage übermittelt werden, wobei ein Verweis auf die Datenschutzerklärung ausreichend sein kann, sofern diese bereits alle notwendigen Informationen enthält.
2. Fristen für die Auskunftserteilung
Die Auskunft muss prompt, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage erteilt werden. Bei komplexen Anfragen oder einer großen Anzahl von Anfragen kann diese Frist ausnahmsweise auf bis zu drei Monate verlängert werden, wobei der Anfragende innerhalb des ersten Monats über die Verlängerung und deren Gründe informiert werden muss.
3. Identifikation des Anfragenden
Um sicherzustellen, dass die Auskunft nur der betroffenen Person erteilt wird, ist eine Identitätsprüfung erforderlich. Diese sollte einfach und unkompliziert sein, wobei nur in begründeten Ausnahmefällen ein Identitätsnachweis verlangt werden darf.
4. Mitteilung verarbeiteter Daten
Anfragende haben Anspruch auf Auskunft über alle zu ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten, einschließlich Daten in elektronischer, analoger oder handschriftlicher Form. Sollten keine Daten vorhanden sein oder diese bereits gelöscht oder anonymisiert worden sein, ist dies dem Anfragenden mitzuteilen.
5. Weitere Auskünfte
Zusätzlich müssen Unternehmen Auskunft über den Verarbeitungszweck, die Empfänger der Daten, die Speicherdauer, die Datenherkunft, eventuelle automatisierte Entscheidungsfindungen sowie die Rechte des Betroffenen geben.
6. Form der Auskunftserteilung
Die DSGVO schreibt keine spezifische Form für die Auskunftserteilung vor. Sie kann schriftlich oder elektronisch erfolgen, je nachdem, wie die Anfrage gestellt wurde. Eine Kopie der Daten muss nur auf ausdrückliches Verlangen bereitgestellt werden, wobei für zusätzliche Kopien Kosten verlangt werden dürfen.
7. Ausnahmen von der Auskunftspflicht
Unter bestimmten Bedingungen, wie etwa bei Daten, die ausschließlich für Datensicherungs- oder Datenschutzkontrollzwecke gespeichert wurden oder bei offenkundig missbräuchlichen Anfragen, kann die Auskunft verweigert werden.
Falls Sie Unterstützung bei der Einhaltung der Datenschutzvorschriften benötigen, stehe ich als zertifizierte Datenschutzbeauftragte zur Verfügung, um Sie bei der Implementierung der DSGVO in Ihrem Unternehmen zu beraten.
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