Überhöhte Rechnungen für IT-Leistungen: Was Betroffene tun können

Unternehmen sind darauf angewiesen, ihre IT von Experten betreuen zu lassen. Sei es zur Fehlerbeseitigung, Wartung, Softwareinstallationen oder Updates, Einführung von Software, Entwicklung oder die Durchführung von IT-Projekten.

Nicht immer werden Pauschalpreise vereinbart. Häufig werden Leistungen auf Stundenbasis abgerechnet, wie beispielsweise bei Pflegeverträgen oder wenn sich der Aufwand vorher nicht abschätzen lässt.

Häufige Streitursache ist eine Diskrepanz zwischen der erhaltenen Rechnung und der Kundenerwartung. Denn für den Auftraggeber ist oft nicht erkennbar, ob die Rechnungen gerechtfertigt sind. Ein wesentliches Problem im IT-Bereich ist nämlich, dass Leistungen für den Auftraggeber oft nicht wahrnehmbar sind. Denn diese werden entweder per Fernzugriff durchgeführt oder vollziehen sich allein auf dem System des Auftragnehmers, ohne dass der Auftraggeber am Ende ein körperliches Ergebnis erhält. Deshalb ist es oft nicht leicht, nachzuvollziehen, wie viele Stunden der Dienstleister tatsächlich gearbeitet hat und ob die abgerechnete Zeit angemessen ist.

Erfahren Sie hier,

• wie man auf unnachvollziehbare Rechnungen reagieren kann,
• welche Voraussetzungen bestehen, um Rechnungen zu rechtfertigen,
• welche Nachweise zu erbringen sind,
• wie man sich gegen bereits ausgestellte überhöhte Rechnungen verteidigen kann
• und wie ein Anwalt Sie bei der Rechnungstellung oder im Streitfalls unterstützen kann. 

Wie reagiere ich auf eine Rechnung?

Im ersten Schritt sollte die Rechnung sorgfältig geprüft werden. Eine offensichtlich falsche oder überhöhte Rechnung sollte man zurückweisen. Um Beweisprobleme zu vermeiden, man dies  durch ein Schreiben oder eine E-Mail festhalten.

Im nächsten Schritt sollte eine einvernehmliche Lösung mit der Gegenseite angestrebt werden. Sofern ein Dialog noch möglich ist, sollte dies auch ohne einen Anwalt geschehen. Denn nicht selten führt die Einschaltung eines Anwaltes dazu, dass sich der Konflikt verschärft oder die andere Seite dies als Bedrohung wahrnimmt.

Sollte trotz Bemühungen keine Lösung erzielt werden, empfiehlt es sich einen Anwalt zu beauftragen.

Aber auf ungerechtfertigte Rechnungen muss man nicht reagieren. Sollten Leistungen definitiv nicht erbracht worden sein, kann  sogar eine Anzeige wegen versuchten Betruges in Frage kommen.

Falls bereits ein Mahnbescheid oder eine Klage vorliegen, muss umgehend reagiert werden.

Sollte sich ein Kunde weigern, eine von Ihnen gestellte Rechnung zu begleichen oder sind Sie der Meinung, dass man ihnen eine überhöhte Rechnung gestellt hat? Dann stehe ich Ihnen gerne als kompetenter Berater zur Seite.

Wie kann ein Anwalt bei Rechnungen helfen?

Am besten lässt sich Streit bei der Rechnungsstellung vermeiden, indem im Vorfeld ein Anwalt eingeschaltet wird.

Unternehmen können ihre Angebote, Leistungsnachweise und Abrechnungen prüfen lassen, um diese rechtlich abzusichern und transparenter zu gestalten.

Der Auftraggeber kann ein Angebot durch einen Anwalt prüfen lassen, bevor er den Vertrag abschließt.

Meist werden Anwälte aber erst zu Hilfe gerufen, wenn die Leistungen erbrachten wurden, die Rechnung vorliegt und man sich mit dem Dienstleister über die Höhe streitet.

Ein Anwalt muss dann prüfen ob oder in welchem Umfang eine Rechnung gerechtfertigt ist. Ich stehe Ihnen für eine rechtliche Bewertung gerne jederzeit zur Verfügung!

Welche Voraussetzungen bestehen für eine rechtmäßige Rechnung?

Zunächst ist die Vereinbarung zu prüfen und welche Leistungen erbracht werden sollen. Hier ist das Angebot des Unternehmens oder der zwischen den Parteien geschlossene Vertrag zu prüfen. Dabei ist zu bedenken, dass ein Vertragsdokument nicht zwingend erforderlich ist und eine Beauftragung auch mündlich oder durch konkludentes bzw. schlüssiges Verhalten erfolgen kann. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn ein Kunde ein Ticket beim IT-Dienstleister bei einer Störung auslöst und der Dienstleister mit der Arbeit beginnt.

Zudem kommt es darauf an, welche Art von Leistung erbracht wurde. Es ist wichtig, eine Abgrenzung zwischen einem Werkvertrag und einem Dienstvertrag durchzuführen, denn es bestehen – je nach Vertragsart – unterschiedliche Voraussetzungen für einen Vergütungsanspruch des Unternehmers. Insbesondere im Dienstvertrag werden häufiger Stundensätze vereinbart. Bei werkvertraglichen Leistungen arbeitet man hingegen häufiger mit Festpreisen oder Pauschalen.

Aber auch bei werkvertraglichen Leistungen ist es möglich, auf Stundenbasis abzurechnen.

Eine weitere Berechnungsmethode ist die Mischkalkulation aus Pauschalpreisen und Stundensätzen.

Weiter muss beachtet werden, dass es einen Unterschied macht, ob Auftraggeber und Auftragnehmer einmalig kontrahieren oder, ob es sich um eine dauerhafte Geschäftsbeziehung handelt, bei der zusätzliche Leistungen anfallen.

Wie werden Leistungen korrekt in Rechnung gestellt?

Der häufigste Problemfall ist, dass dem Auftraggeber durch den Dienstleister eine Schlussrechnung präsentiert wird, und der Kunde den Preis oder die Stundenzahl als zu hoch erachtet.

Die Vorlage von Stundenzetteln ist grundsätzlich nicht erforderlich. Der Unternehmer sollte dies aber tun, damit der Kunde die Leistungen nachvollziehen kann.

Aber auch, wenn der Unternehmer sich dazu verpflichtet hat, Stundenzettel vorzulegen und dies nicht tut, hat einen Zahlungsanspruch.  Die Stundenzettel können nämlich noch mit der Schlussrechnung vorgelegt werden. Sind die darin erforderlichen Angaben nicht enthalten, können auch diese nachgereicht werden. Allerdings muss der Auftragnehmer nachträglich alle notwendigen Angaben machen, die der Stundenzettel hätte enthalten müssen, um den Vergütungsanspruch zu rechtfertigen.

Wie viele Stunden darf der Dienstleister abrechnen?

Eine Stundenvereinbarung bedeutet nicht, dass der Auftragnehmer unbegrenzt Stunden produzieren und abrechnen darf. Es gibt einige Voraussetzungen, die zu beachten sind:

• Die Abrechnung auf Stundenbasis muss vereinbart worden sein.
• Die Leistungen müssen erbracht worden sein.

Beim Werkvertrag muss diese zudem abnahmefähig sein und abgenommen werden. Wurde vereinbart, dass einige Leistung nach Einheitspreisen und andere nach Zeitaufwand erbracht werden sollen, bestehen an die Nachweise und Rechnungsstellung höhere Anforderungen. Nach der Rechtsprechung muss der Auftragnehmer darlegen, dass die von ihm im Stundensatz abgerechneten Leistungen auch als solche abrechenbar sind und nicht bereits im Einheitspreis enthalten sind.

Nach Rechtsprechung des BGH muss der Unternehmer grundsätzlich nur darlegen, wie viele Stunden bei der Leistung angefallen sind. Es besteht aber für den Unternehmer die Pflicht, die Leistungen wirtschaftlich zu erbringen. Verstößt er gegen diesen Grundsatz, wirkt sich das zunächst zwar nicht auf den Zahlungsanspruch aus. Allerdings entsteht dem Besteller ein Gegenanspruch. Die Beweislast für die Unwirtschaftlichkeit der Leistungserbringung trägt dabei aber der Besteller.

Kompetente Beratung im IT-Recht

Die Parteien sind somit gut beraten, präzise zu regeln, wie Abrechnung inhaltlich zu gestalten sind und insbesondere wie der konkrete Zeitaufwand zu erfolgen hat. Sollte sich ein Kunde weigern, eine von Ihnen gestellte Rechnung zu begleichen oder sind Sie der Meinung, dass man ihnen eine überhöhte Rechnung gestellt hat? Dann stehe ich Ihnen gerne als kompetenter Berater im IT-Recht zur Seite.