Arbeitnehmer ordentlich kündigen – so geht's!

Die ordentliche Kündigung ist ein gängiges Instrument für Arbeitgeber, um ein Arbeitsverhältnis in Deutschland zu beenden. Im Gegensatz zur außerordentlichen fristlosen Kündigung endet das Arbeitsverhältnis nicht sofort, sondern erst nach Ablauf einer Frist. Diese Frist kann gesetzlich vorgegeben sein oder individuell im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Eine Alternative zur ordentlichen Kündigung ist der Aufhebungsvertrag, der eine "sanfte Kündigung" darstellt, bei der beide Parteien einvernehmlich das Arbeitsverhältnis beenden.

Kündigungsschutz für bestimmte Arbeitnehmergruppen

Um eine ordentliche Kündigung rechtswirksam auszusprechen, müssen Arbeitgeber bestimmte Regelungen beachten, insbesondere in Bezug auf den Kündigungsschutz für bestimmte Arbeitnehmergruppen. Es gibt Arbeitnehmer, die unter einem besonderen Kündigungsschutz stehen und nur unter bestimmten Voraussetzungen oder gar nicht ordentlich gekündigt werden dürfen. Dazu zählen Betriebsratsmitglieder, Mitarbeiter mit besonderen Aufgaben, sowie Auszubildende nach der Probezeit. Zudem genießen Schwangere, Mütter bis zu vier Monate nach der Geburt, Mitarbeiter in Eltern- oder Pflegezeit sowie Arbeitnehmer, denen laut Arbeits- oder Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung eine Unkündbarkeit zusteht, einen Sonderkündigungsschutz. Schwerbehinderte Arbeitnehmer können grundsätzlich ordentlich gekündigt werden, allerdings bedarf es bei ihnen der Zustimmung des Integrationsamtes (§ 168 SGM IX). Gibt es eine Schwerbehindertenvertretung im Unternehmen, muss auch diese in den Kündigungsprozess einbezogen werden.

Rechtlicher Rat bei Unsicherheiten über Kündigungsschutz

Bei Unsicherheiten über den Kündigungsschutz ist es ratsam, anwaltlichen Rat einzuholen, da die Regelungen oft komplex sind. Ein Beispiel hierfür ist der Sonderkündigungsschutz für Schwerbehinderte, der auch dann greift, wenn der Arbeitgeber bei der Einstellung nichts über den Schwerbehindertenstatus wusste. Eine Besonderheit besteht auch darin, dass Menschen mit einer Behinderung von mindestens 30 Grad sich einer Schwerbehinderung gleichstellen lassen können und somit ebenfalls vom speziellen Kündigungsschutz profitieren können.

Allgemein müssen Arbeitgeber das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) beachten, wenn sie mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigen. Bis 2004 galt ein Schwellenwert von fünf Mitarbeitern. Falls ein Arbeitgeber noch fünf Arbeitnehmer beschäftigt, die vor 2004 eingestellt wurden, unterliegen diese weiterhin dem allgemeinen Kündigungsschutz. Dies gilt selbst dann, wenn die Gesamtanzahl der Arbeitskräfte im Betrieb zehn nicht übersteigt.

Bei der Ermittlung der Mitarbeiterzahl werden Teilzeitkräfte berücksichtigt: Teilzeitkräfte mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von bis zu 20 Stunden zählen als 0,5 Mitarbeiter, Teilzeitkräfte mit bis zu 30 Wochenstunden als 0,75 Mitarbeiter. Leiharbeiter, mitarbeitende Familienangehörige, regelmäßig beschäftigte Aushilfen, Mitarbeiter in Elternzeit oder Mutterschutz, geringfügig Beschäftigte und vorübergehend ruhende Arbeitsverhältnisse müssen in die Zählung einbezogen werden, wenn die Anzahl ermittelt wird. Nicht berücksichtigt werden hingegen Auszubildende, unbezahlte Praktikanten, Geschäftsführer sowie der Arbeitgeber selbst in der Eigenschaft als Inhaber.

Das Kündigungsschutzgesetz regelt die Voraussetzungen, unter denen eine ordentliche Kündigung sozial gerechtfertigt ist. So kann eine ordentliche Kündigung nur dann ausgesprochen werden, wenn sie durch "Gründe, die in der Person oder in dem Verhalten des Arbeitnehmers liegen oder durch dringende betriebliche Erfordernisse, die einer Weiterbeschäftigung des Arbeitnehmers in diesem Betrieb entgegenstehen" (KSchG, § 1) gerechtfertigt ist. Die Beweislast für die Existenz dieser Umstände liegt immer beim Arbeitgeber.

Gründe für eine ordentliche Kündigung

Eine ordentliche Kündigung kann auf drei Gründen beruhen: personenbedingte Gründe, verhaltensbedingte Gründe oder betriebsbedingte Gründe.

1. Personenbedingte Gründe: Eine personenbedingte Kündigung ist gerechtfertigt, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund persönlicher Eigenschaften oder Fähigkeiten seine Leistung nicht mehr oder schlechter erbringt und dadurch die betrieblichen und wirtschaftlichen Interessen des Arbeitgebers negativ beeinflusst werden. Entscheidend für eine personenbedingte Kündigung ist eine negative Prognose, die besagt, dass der Arbeitnehmer auch in Zukunft nicht in der Lage sein wird, seine Arbeitsleistung ordnungsgemäß zu erbringen. Beispiele für personenbedingte Kündigungsgründe sind langanhaltende Krankheiten, häufige Kurzerkrankungen, beeinträchtigende Straftaten oder Gewissens- und Glaubensgründe, die die Arbeitsleistung beeinflussen.
2. Verhaltensbedingte Gründe: Eine verhaltensbedingte Kündigung ist gerechtfertigt, wenn ein Arbeitnehmer sich so verhält, dass eine Weiterbeschäftigung für den Arbeitgeber unzumutbar wird. Im Gegensatz zur personenbedingten Kündigung lässt sich ein Fehlverhalten oft ändern, weshalb in der Regel eine Abmahnung vor der verhaltensbedingten Kündigung erforderlich ist. Aber auch hier muss eine negative Prognose vorliegen, die besagt, dass das Fehlverhalten auch in Zukunft fortbestehen wird. Beispiele für verhaltensbedingte Kündigungsgründe sind wiederholte Pflichtverstöße, Arbeitsverweigerung, Störung der betrieblichen Ordnung oder außerdienstliches Fehlverhalten mit Auswirkungen auf den Betrieb.
3. Betriebsbedingte Gründe: Eine betriebsbedingte Kündigung ist die schwierigste Form der Kündigung und nur dann sozial gerechtfertigt, wenn es sachliche betriebliche Gründe für einen Arbeitsplatzabbau gibt. Dies kann aufgrund von Auftrags- und Umsatzeinbußen oder innerbetrieblichen Veränderungen wie Betriebsschließungen oder Outsourcing notwendig sein. Eine betriebsbedingte Kündigung muss "dringend" sein, das heißt, dass andere Maßnahmen wie Umstrukturierungen oder Arbeitsplatzwechsel nicht möglich sind und die Kündigung unvermeidbar ist. Sind alle Voraussetzungen erfüllt darf der Arbeitgeber trotzdem nicht eigenständig entscheiden, wer gekündigt wird. Er ist an die sog. Sozialauswahl gebunden. Diese rechtlichen Vorgaben sollen garantieren, dass derjenige Arbeitnehmer gekündigt wird, dessen Arbeitsplatzverlust den geringsten persönlichen Schaden zur Folge hat.

Formale und inhaltliche Kriterien

Es ist wichtig zu beachten, dass Arbeitgeber bei jeder Kündigung die Verhältnismäßigkeit prüfen und eine Interessenabwägung durchführen müssen. Dies bedeutet, dass sie abwägen müssen, ob es mildere Mittel gibt, um das Arbeitsverhältnis zu bessern, oder ob eine andere Beschäftigung im Betrieb für den Arbeitnehmer möglich ist. Nur wenn die Interessenabwägung negativ ausfällt und kein milderes Mittel anwendbar oder zumutbar ist, ist eine ordentliche Kündigung wirksam.

Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und alle relevanten Angaben enthalten. Eine mündliche oder elektronische Kündigung über WhatsApp, E-Mail und co. ist ausgeschlossen und gilt als unwirksam.

Die Kündigungsfrist ist gesetzlich oder vertraglich geregelt und kann je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit variieren. Ist im Arbeitsvertrag keine Kündigungsfrist festgelegt, greifen die gesetzlichen Kündigungsfristen gemäß § 622 BGB. Sie betragen für den Arbeitgeber in der Regel mindestens vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats und richten sich nach der Beschäftigungsdauer des Arbeitnehmers im Betrieb. Die vertragliche Kündigungsfrist kann zwar länger als die gesetzliche sein, aber nicht kürzer. Nur in zwei Ausnahmefall darf die vertragliche Kündigungsfrist kürzer ausfallen. Zum einen, wenn ein Betrieb weniger als 20 Arbeitnehmer beschäftigt (Azubis werden nicht gezählt). Jedoch muss die Frist trotzdem mindestens vier Wochen betragen. Des Weiteren kann die Frist sogar noch kürzer ausfallen, wenn ein Betrieb eine vorrübergehende Aushilfe für weniger als drei Monate beschäftigt.

Um sicherzustellen, dass die Kündigung fristgerecht beim Arbeitnehmer ankommt, empfiehlt es sich, sie per Einschreiben zu versenden und das Zustelldatum zu dokumentieren. Grundsätzlich gilt, dass die Kündigung an dem Tag zugeht, an dem der Arbeitnehmer sie tatsächlich erhalten hat, nicht am Tag der Absendung. Es genügt, wenn das Schreiben den Machtbereich des Arbeitnehmers erreicht. Dazu zählt beispielsweise der Briefkasten.

Die Kündigung muss nicht im Schreiben selbst begründet werden. Davon wird auch abgeraten, um eine mögliche Angriffsfläche zu vermeiden. Wenn allerdings der Gekündigte dem besonderen Kündigungsschutz unterliegt, ist der Grund detailliert darzulegen.

Arbeitsbescheinigung

Der Arbeitgeber muss dem gekündigten Mitarbeiter eine Arbeitsbescheinigung ausstellen. Diese ist notwendig, damit der Mitarbeiter sich innerhalb von drei Tagen arbeitssuchend melden und Arbeitslosengeld beantragen kann. Versäumt der Arbeitgeber dies, droht dem Arbeitnehmer eine Sperre der Bezüge. Die Bescheinigung sollte die offiziellen Vordrucke der Agentur für Arbeit verwenden, die online verfügbar sind. Fehlt, verspätet oder fehlerhaft ausgestellt, können Strafen bis zu 2000 Euro verhängt werden. Zudem könnte der Arbeitgeber auf Schadenersatz verklagt werden, wenn der Arbeitnehmer wegen der fehlenden Bescheinigung auf Arbeitslosengeld verzichten muss.

Betriebsrat informieren und anhören

Falls ein Betriebsrat existiert, muss der Arbeitgeber diesen vor der Kündigung informieren und anhören. Dies ist zwar nicht zwingend schriftlich erforderlich, jedoch empfehlenswert, um im Kündigungsschutzprozess nachweisen zu können, dass die Anhörung ordnungsgemäß erfolgt ist. Im Falle einer ordentlichen Kündigung hat der Betriebsrat das Recht, der Kündigung innerhalb einer Woche zu widersprechen. Er kann ebenfalls Einzelheiten zur Person und zum Kündigungsgrund anfordern, um die Rechtmäßigkeit zu prüfen.

Bei ordentlichen Kündigungen, beispielsweise aufgrund wiederholter Krankheitszeiten oder übermäßiger privater Internetnutzung, muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat genaue Informationen liefern. Dazu gehört etwa die genaue Auflistung der krankheitsbedingten Abwesenheitstage. Dies ermöglicht dem Betriebsrat, die Rechtmäßigkeit der Kündigung einzuschätzen.

Kündigungsschutzklage

Im Falle einer betriebsbedingten Kündigung besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, innerhalb einer Frist von drei Wochen nach Zugang der Kündigung eine Kündigungsschutzklage beim zuständigen Arbeitsgericht einzureichen. In diesem Verfahren prüft das Gericht, ob die Kündigung sozial gerechtfertigt ist. Sollte das Gericht die Kündigung für unwirksam erklären, bleibt das Arbeitsverhältnis bestehen, und der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Fortführung seines Arbeitsplatzes sowie auf rückwirkende Gehaltszahlungen.

Abfindung

In manchen Fällen können Arbeitgeber auch eine Abfindung anbieten, um eine Kündigungsschutzklage zu vermeiden oder das Verfahren zu beschleunigen. Die Höhe der Abfindung kann verhandelt werden, sollte jedoch mindestens 0,5 Monatsgehälter pro Beschäftigungsjahr betragen.

Abschließend ist zu betonen, dass eine ordentliche Kündigung für Arbeitgeber ein sensibler und rechtlich komplexer Prozess ist. Es ist daher ratsam, sich vorher gut zu informieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat eines Anwalts für Arbeitsrecht einzuholen, um Fehler zu vermeiden und das Arbeitsverhältnis fair und rechtskonform zu beenden.