Das alljährliche Übel – die Betriebskostenabrechnung Teil 3

Wie lange darf die Einsichtnahme dauern?

Grundsätzlich gilt: Die Einsichtnahme darf so viel Zeit beanspruchen, wie benötigt wird. Bei der „Arbeitsgeschwindigkeit“ ist nicht auf einen mit wohnungswirtschaftlichen Dingen ständig befassten Fachmann abzustellen, sondern auf einen Laien mit wenig Praxiserfahrung in der Rechnungsprüfung. Da der Mieter jeden Beleg abschreiben darf, wird man pro Beleg im Durchschnitt 15 Minuten Zeit ansetzen können, ohne dass dem Mieter der Vorwurf einer schikanösen Verzögerung der Einsichtnahme zu machen wäre. Im Übrigen hängt die Zeitdauer der Einsichtnahme nicht zuletzt von der Kooperationsbereitschaft des Vermieters ab. Er hat die angeforderten Belege „vorzulegen“. Gewährt der Vermieter dem Mieter nicht ausreichend Zeit zur Einsicht in die Belege, so gilt die Belegeinsicht insoweit als verweigert.

Wie muss der Vermieter bei der Einsichtnahme mitwirken?

Der Vermieter muss die Belege geordnet vorlegen. Erforderlichenfalls ist durch sachkundiges Personal für Erläuterung zu sorgen. Legt der Vermieter lediglich mehre Aktenordner vor, aus denen sich der Mieter die Belege selbst raussuchen muss, kommt dieses Verhalten einer Vereitelung der Einsichtnahme gleich. Im Übrigen muss der Vermieter – oder dessen Mitarbeiter – den Mieter in Ruhe seine Überprüfung vornehmen lassen; allerdings hat der Vermieter das Recht, während der gesamten Anwesenheit des Mieters im selben Raume anwesend zu sein.

Wie sollte sich der Mieter vorbereiten?

Mieter, die selbst ohne Mithilfe von sachkundigen Dritten Einsicht nehmen wollen, sollten mit den Grundzügen des Betriebskostenrechtes vertraut sein. Anderenfalls kann das Augenmerk bei der Einsichtnahme nicht auf das Wesentliche gerichtet werden. Es ist vorab zu überlegen und am besten aufzuschreiben, welche Betriebskostenpositionen zu überprüfen sind und welche Belege hierzu in Augenschein genommen werden sollen. Von Vorteil ist es, eine solche Liste mit den gewünschten Belegen dem Vermieter schon vor dem Termin der Einsichtnahme zukommen zu lassen. Diese Liste ist nicht abschließend. So können sich bei der Einsichtnahme weitere Zweifelsfragen ergeben, die nur durch Einsicht in weitere Belege geklärt werden können.

Sofern nicht die Belege ohnehin vollständig abgeschrieben oder kopiert werden, sollten gleich vor Ort Notizen zum jeweiligen Ergebnis der Einsicht gemacht werden. Hat der Mieter vorab keine konkreten Anhaltspunkte für mögliche Abrechnungsfehler, sondern will er einfach generell die Abrechnung überprüfen – was sein gutes Recht ist -, dann sollte er stichprobenartig vorgehen. Selbstverständlich sollten Mieter es unterlassen, anlässlich der Einsichtnahme im Büro des Vermieters rechtserhebliche Erklärungen abzugeben oder zu unterschreiben. Entsprechende Ansinnen des Vermieters sollte man freundlich zur Kenntnis nehmen und lediglich zusichern, dass man sich das „Angebot“ zu Hause überlegen werde.

Hat der Vermieter Anspruch auf Kostenersatz?

Die Kosten, die dem Vermieter für die Organisation und Betreuung der Einsichtnahme entstehen, sind als Verwaltungsaufwendungen nicht auf den Mieter abwälzbar.

Bis wann muss der Mieter seine Einsichtnahme durchgeführt haben?

Der Mieter sollte – um Rechtsnachteile zu vermeiden – innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung sein Einsichtsrecht wahrgenommen haben. Dieser Zeitraum ergibt sich entweder aus einer sogenannten Überprüfungsfrist, die ein Teil der Rechtsprechung für angemessen hält oder – richtigerweise – aus der Verzugsregelung des § 286 Abs. 3 BGB. Ergeben sich nach der Einsichtnahme keine Beanstandungen, kann der Mieter das Betriebskostensaldo noch rechtzeitig ausgleichen. Für nicht belegte Kosten kann keine Nachzahlung gefordert werden. Auch nach Ablauf der 30-Tage-Frist kann der Mieter auf seinem Einsichtsrecht bestehen. Endgültig ausgeschlossen ist die Einsichtnahme erst nach Ablauf der Einjahresfrist für Einwendungen des Mieters (§ 556 Absatz 3 Satz 5 und 6 BGB). Im Einzelfall kann das Recht auf Einsichtnahme auch vorher schon nach § 242 BGB verwirkt sein.

Wann ist von einer Verweigerung der Einsichtnahme durch den Vermieter auszugehen?

Die Verweigerung der Einsichtnahme ist gegeben, wenn der Vermieter die Einsichtnahme schriftlich ablehnt, auf ein schriftliches Terminangebot des Mieters in angemessener Frist (maximal 2 Wochen) nicht reagiert, aber auch, wenn er dem in der Vermietergeschäftsstelle anwesenden Mieter auf dessen Nachfrage bestimmte Belege nicht vorlegt oder die Einsichtnahme anderweitig faktisch vereitelt. Die Behauptung des Mieters, der Vermieter habe ihm die Einsicht in die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegenden Belege verweigert, ist jedoch unerheblich, wenn der Mieter dies nicht hinreichend konkretisiert. Der Mieter muss also vortragen, wann und wie er Belegeinsicht verlangt und wie der Vermieter hierauf reagiert hat. Daraus folgt, dass es auch im Hinblick auf diese Darlegungslast immer hilfreich ist, wenn der Mieter die Belegeinsicht in Begleitung mindestens einer weiteren Person vornimmt.

Was sind die Folgen einer Verweigerung der Einsichtnahme?

Erst wenn dem Mieter das Begehren auf Einsichtnahme in die Belege (ggf. durch Übersendung von Fotokopien) erfüllt wurde, ist Nebenkostenabrechnung belegt. Anderenfalls hat der Mieter nach allgemeiner Ansicht ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB am geltend gemachten Betriebskostensaldo beziehungsweise ist die Fälligkeit des Anspruchs auf Nachzahlung solange aufgeschoben.

Des Weiteren kann der Mieter sein Einsichtsrecht in die Belege im Klagewege durchsetzen.

Für alle Fragen rund um das Mietrecht steht Ihnen Rechtsanwalt Fabian Bagusche LL.M. (Köln/Paris 1) gern zur Verfügung