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Elektronische Unterschrift im Arbeitszeugnis– Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen
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Die Digitalisierung macht auch vor dem Arbeitsrecht nicht halt. Seit dem 1. Januar 2025 ist es möglich, Arbeitszeugnisse mit einer elektronischen Unterschrift zu versehen. Diese Neuerung birgt sowohl Chancen als auch Herausforderungen für Arbeitgeber. In diesem Beitrag beleuchten wir die rechtlichen Rahmenbedingungen, praktische Auswirkungen und geben abschließend einen Rechtstipp, wie Arbeitgeber diese Neuerung optimal nutzen können.
Hintergrund der Gesetzesänderung
Bisher galt in Deutschland, dass Arbeitszeugnisse handschriftlich von einer berechtigten Person unterzeichnet werden mussten. Dies diente der Authentizität und der Wahrung der Form. Mit der neuen Regelung wird die elektronische Unterschrift rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Die Gesetzesänderung beruht auf der EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS-Verordnung), die es ermöglicht, auch für offizielle Dokumente digitale Signaturen zu nutzen. Die Umsetzung dieser Verordnung in nationales Recht sorgt nun dafür, dass Arbeitszeugnisse künftig ebenfalls in elektronischer Form erteilt werden können. Nach § 109 Gewerbeordnung ist hierzu die Einwilligung des Arbeitnehmers erforderlich.
Vorteile für Arbeitgeber
Die elektronische Form bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Arbeitszeugnisse können schneller erstellt, unterzeichnet und versendet werden. Der aufwändige Prozess des Ausdruckens und manuellen Unterzeichnens entfällt.
- Auch entfernt arbeitende Personalverantwortliche oder Geschäftsführer können Zeugnisse zeitnah unterzeichnen, ohne physisch anwesend sein zu müssen.
- Elektronische Signaturen können nicht manipuliert werden und sind sicherer als viele analoge Verfahren.
- Der Verzicht auf Papier und Druck reduziert den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens.
Herausforderungen und Risiken
Trotz der vielen Vorteile sollten Arbeitgeber einige Punkte beachten:
- Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die verwendete elektronische Signatur den gesetzlichen Anforderungen entspricht (qualifizierte elektronische Signatur, QES).
- Auch wenn die elektronische Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist, könnten einige Arbeitnehmer traditionelle, handschriftlich unterzeichnete Zeugnisse bevorzugen.
- Elektronische Dokumente müssen sicher gespeichert und archiviert werden, um Manipulation und Datenverlust vorzubeugen.
Praxis-Tipp für Arbeitgeber
Um von der neuen Regelung optimal zu profitieren, sollten Arbeitgeber folgende Schritte beachten:
Nutzen Sie Anbieter, die qualifizierte elektronische Signaturen (QES) anbieten und sich durch Zertifikate und Referenzen auszeichnen.
Informieren Sie Ihre Personalabteilung über die neue Rechtslage und schulen Sie relevante Mitarbeiter in der Anwendung der digitalen Signaturen.
Klären Sie frühzeitig, dass elektronische Arbeitszeugnisse dieselbe Gültigkeit wie traditionelle haben, und bieten Sie bei Bedarf eine Ausdruckversion an.
Implementieren Sie digitale Archivierungssysteme, die den Anforderungen der DSGVO und des Arbeitsrechts entsprechen.
Rechtstipp:
Die elektronische Unterschrift im Arbeitszeugnis ist ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung des Arbeitsrechts. Arbeitgeber, die die neuen Möglichkeiten proaktiv nutzen, können von einer effizienteren und flexibleren Personalverwaltung profitieren. Dennoch ist es wichtig, die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen genau zu beachten, um spätere Komplikationen zu vermeiden.
Wie können wir helfen?
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