Private Mails und die E-Mail-Archivierung – Lösungsmöglichkeiten

[image]Die private Nutzung des Rechners am Arbeitsplatz ist heute gang und gäbe. Private und betriebliche Kommunikation strikt zu trennen wird immer lebensferner. Berufliche wie private Informationen existieren dadurch oftmals nur noch digital. Dabei gilt aber heute wie damals: Geschäftliche Schreiben und damit auch E-Mails sind aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorschriften teilweise bis zu 10 Jahre rechtssicher aufzubewahren. Andernfalls drohen dem Betrieb Strafen und Schadensersatzforderungen.

Einfache Einsicht privater Mails rechtlich problematisch

Schutz davor bietet nur das lückenlose Archivieren aller E-Mails. Das ist problematisch, denn auch private Nachrichten werden dann nicht mehr gelöscht. Diese sind aber sowohl Inhalt wie Adressaten betreffend in rechtlich vielfältiger Weise vor fremden Blicken geschützt. Mit später notwendigen Nachforschungen droht dem Arbeitgeber wiederum rechtlicher Ärger- diesmal vonseiten seiner Arbeitnehmer. Nach zwar umstrittener aber noch herrschender Meinung tritt der Arbeitgeber bei erlaubter Internetnutzung sogar als Telekommunikationsdiensteanbieter auf. Infolgedessen muss er seinen Mitarbeitern gegenüber unter anderem das Fernmeldegeheimnis wahren, solange er die E-Mail gespeichert hat. Unabhängig davon sieht sich ein Betrieb auf jeden Fall mit dem Bundesdatenschutzgesetz konfrontiert. Viele juristische Hindernisse also, die es zu überwinden gilt. Aber wie?

Nutzung nur zu Dienstzwecken erlauben

Auf Nummer sicher geht der Arbeitgeber, wenn er mittels seines Direktionsrechts die private Nutzung der Firmenrechner umfassend verbietet. Bei dennoch vorhandenen privaten Nachrichten wird dann das das Mitarbeiterinteresse überwiegende Unternehmensinteresse eine Einsichtnahme rechtfertigen. Mit der heutigen Realität in der Informationsgesellschaft lässt sich diese Lösung aber immer schwerer vereinbaren. Nachteilige Auswirkungen auf das Arbeitsklima sind absehbar, wenn die Pause keine private Internetnutzung mehr zulässt.

Pauschale Einwilligung gibt keinen Freibrief zum Einblick

Die gemischte privat-betriebliche Nutzung dürfte der praxistauglichere Ausgangspunkt für eine Lösung sein. Man könnte bei erlaubter privater Nutzung zunächst auf die Idee kommen, eine pauschale Einwilligung vom jeweiligen Arbeitnehmer zu verlangen. Das Wort „verlangen" und das Weisungsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer wirft aber bereits die Frage auf, wie freiwillig die Einwilligung war. Zudem kann sie der Arbeitnehmer jederzeit widerrufen. Trotz Einwilligung müssen Einblicke auf private Mails auch dann noch verhältnismäßig erfolgen. Das heißt, es muss zunächst ein legitimer Zweck vorliegen. Selbst dann müssen die Folgen möglichst gering gehalten werden. Zur Sicherheit sollten Arbeitnehmervertreter, beispielsweise der Betriebsrat, daran beteiligt sein und jeder zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.

Am ausgewogensten: klare Regelungen zur privaten Nutzung

Um den Aufwand bei der mitunter umfangreichen Durchsicht weitgehend im Vorfeld zu minimieren, dürften klare Vorgaben zur E-Mail-Nutzung die interessensgerechteste Lösung darstellen. So könnte der Arbeitgeber etwa feste Zeiten zur E-Mail-Nutzung vorgeben. Damit lassen sich Zeiträume eingrenzen, in denen private Mails gehäuft zu finden sein können. Neben der zeitlichen Trennung kommt auch eine Vorgabe zur räumlich getrennten Speicherung privater E-Mails Auch das Einrichten spezieller E-Mail-Konten für die private Nutzung ist hilfreich. Als geeignete Mittel, um diese Vereinbarung verbindlich festzulegen, empfiehlt sich der Arbeitsvertrag. Soll sie allgemein und unmittelbar für alle Beschäftigten gelten, ist eine Betriebsvereinbarung vorzuziehen.

(GUE)