Die außerordentliche Eigentümerversammlung in der WEG

Jedes Jahr findet grundsätzlich eine Eigentümerversammlung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) statt. Hierbei handelt es sich grundsätzlich um eine ordentliche Eigentümerversammlung, in welcher über die Art und Weise des gemeinschaftlichen Eigentums durch Beschlussfassungen entschieden wird. Bei besonderer Dringlichkeit kann jedoch auch eine sog. außerordentliche Versammlung einberufen werden. Dabei stellt sich vor allem die Frage, wie schnell und durch wen eine derartige außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen und durchgesetzt werden kann.

1. Wann darf man zur außerordentlichen Eigentümerversammlung laden?

Grundsätzlich darf zu jedem Zeitpunkt im Jahr eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden, sofern mehr als 25 % aller Eigentümer eine außerordentliche Eigentümerversammlung wünschen.

Entscheidend ist, dass mehr als 25 % zustimmen – bei genau 25 % oder weniger liegt die erforderliche Mehrheit nicht vor.

Grundsätzlich werden nach dem „Kopfprinzip“ und nicht nach dem sogenannten „Wertprinzip“ die erforderlichen 25 % berechnet werden.

2. Wer darf die Eigentümerversammlung einberufen?

Sofern eine Eigentümergemeinschaft durch einen Hausverwalter verwaltet wird, ist für die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung auch grundsätzlich dieser zuständig.

Sollte jedoch keine Hausverwaltung bestehen, z. B. weil die Eigentümergemeinschaft sehr klein ist oder keine „externe“ Hausverwaltung gewünscht ist, kann jeder Eigentümer die außerordentliche Versammlung einberufen.

In der Praxis kommt es nicht selten vor, dass der Verwalter die Einberufung der außerordentlichen Eigentümerversammlung verweigert, da gerade der Zweck der außerordentlichen Eigentümerversammlung die Abberufung des Hausverwalters ist (z. B. aufgrund pflichtwidrigen Verhaltens etc.). In diesen Fällen kann auch der Verwaltungsbeirat oder dessen Vertreter oder auch jeder einzelne Eigentümer die Eigentümerversammlung einberufen, sofern der Hausverwalter wegen eigener „Abberufung“ die Mitwirkung zur Einberufung verweigert.

3. Welche Frist und Form gilt für die Einberufung?

Hierbei unterscheidet sich die Ladung zur außerordentlichen nicht zur ordentlichen Eigentümerversammlung. Diese hat ebenfalls schriftlich und ebenfalls an alle Eigentümer zu erfolgen. Eventuelle Formfehler könnten unter Umständen zur Anfechtung des gefassten Beschlusses führen, sodass auf die genauen Personalien der einzelnen Eigentümer in der Ladung zu achten ist.

Hierbei müssen die Einladungen an sämtliche Personen entsprechend gestellt werden, die zum Zeitpunkt der Eigentümerversammlung im Grundbuch eingetragen sind.

Selbstredend müssen natürlich auch der Ort, das Datum und die Uhrzeit der Versammlung angegeben werden.

Wichtig ist, dass zwar nicht der konkret „zu fassende Beschluss“ zum Tagesordnungspunkt formuliert wird, jedoch muss der Ladung die transparente Offenlegung von sämtlichen Informationen zur geplanten Beschlussfassung beigefügt sein. Insofern reicht nicht nur eine „ganz grobe Information“ – nach Möglichkeit sollten so viele Informationen wie möglich offengelegt werden, um auch den anderen Miteigentümern einen entsprechenden Überblick und verfahrensgerechte Abstimmung zu ermöglichen.

Die Frist zur Ladung beträgt grundsätzlich eine Woche vor entsprechendem Versammlungstermin. Diese Frist ist nicht zwingend, denn bei entsprechender Dringlichkeit kann hiervon abgewichen werden und die Frist auch auf wenige Tage verkürzt werden.

4. Wer leitet die Versammlung?

Grundsätzlich kann/wird die Versammlungsleitung vom entsprechenden Hausverwalter durchgeführt – dies ist jedoch nicht zwingend. Denn die Versammlung kann auch vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats bzw. dessen Stellvertreter oder jedem anderen Eigentümer ebenfalls geleitet werden.

5. Wann ist die Versammlung beschlussfähig?

Ebenfalls wie bei einer ordentlichen Eigentümerversammlung ist die Versammlung immer dann beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile an der Versammlung teilnehmen bzw. durch entsprechende Vorlage an Vollmachten vertreten sind (vgl. § 25 Abs. 3 WEG).

In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass der Versammlungsleiter immer die Beschlussfähigkeit feststellen muss. Dies erfolgt unter Nennung sämtlicher teilnehmenden Eigentümer, die namentlich genannt neben den entsprechenden Beschlüssen mit Abstimmungsergebnis in einer Niederschrift bzw. einem Versammlungsprotokoll aufgenommen werden. Dies ist sehr wichtig, gerade im Hinblick auf Punkt 4, wenn die Versammlung durch einen weniger „rechtssicheren“ Eigentümer und nicht den Hausverwalter geleitet wird.

Dieses Protokoll ist ebenfalls in die entsprechende Beschlusssammlung der Eigentümergemeinschaft im Nachgang durch den Versammlungsleiter zu bringen und muss allen Eigentümern zeitnah zugestellt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass das entsprechende Protokoll vom Versammlungsleiter und vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates bzw. dessen Stellvertreter unterschrieben worden ist. 

Fazit: Da die kleinsten Fehler bzw. Verstöße gegen die formellen Anforderungen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung schnell zu einer Beschlussanfechtung führen können und damit die Unwirksamkeit der Beschlüsse nach sich ziehen, ist auf die vorangestellten Punkte unbedingt zu achten. Insofern stehen wir Ihnen mit unseren Fachanwälten im Wohnungseigentumsrecht gerne zur Verfügung, sollten Sie noch Fragen zu diesem komplexen Themenbereich haben.

Ausdrücklich möchten wir jedoch darauf hinweisen, dass wir keine kostenlose Beratung anbieten. Aufgrund der Vielzahl von Anfragen aus dem Internet können wir auch Nachfragen zu diesem Artikel grundsätzlich nicht kostenlos beantworten.

Ihre KGK Rechtsanwälte