Einladung zur Eigentümerversammlung: Fristen und andere Fallstricke

Wer Wohnungseigentümer ist, hat sicher schon an einer teilgenommen. Die Rede ist von der Eigentümerversammlung. Sie muss mindestens einmal im Jahr einberufen werden, um wichtige Angelegenheiten, die die Wohnanlage betreffen, zu beschließen. In diesem Fall spricht man von einer ordentlichen Eigentümerversammlung. Dabei können geplante Sanierungsmaßnahmen, anstehende finanzielle Investitionen oder allgemeine Verwaltungsfragen besprochen werden. In der Regel findet die Versammlung im jährlichen Turnus statt, unter Umständen aber auch häufiger.  

Wer lädt zur Eigentümerversammlung ein?

Wird eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) verwaltet, ist der Verwalter dafür zuständig, die Wohnungseigentümer zur Versammlung einzuladen. Gibt es keinen Verwalter oder ist der Verwalter nicht willens oder in der Lage, die Versammlung einzuberufen, kann dies stattdessen der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter tun. Die Eigentümerversammlung muss ferner stattfinden, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer dies unter Angabe des Zwecks und der Gründe in Textform verlangt. 

In kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften kann es vorkommen, dass weder eine Hausverwaltung noch ein Verwaltungsbeirat bestellt ist. In diesem Fall kann die Versammlung auch von einem Wohnungseigentümer einberufen werden. Voraussetzung ist, dass das zuständige Amtsgericht ihn zuvor dazu ermächtigt hat. 

Eigentümerversammlung: Welche Einladungsfrist gilt?

Die gesetzlich vorgeschriebene Einladungsfrist beträgt drei Wochen. Das heißt, spätestens drei Wochen vor dem Termin der Eigentümerversammlung muss jedem Teilnahmeberechtigten eine Einladung zugehen. Teilnahmeberechtigt sind alle Eigentümer, die zum Zeitpunkt der Versammlung im Grundbuch eingetragen sind. Abweichend hiervon kann in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung eine andere Einladungsfrist vereinbart werden. Diese ist dann maßgeblich. 

Entscheidend dafür, ob die Einladung fristgerecht erfolgt, ist der Zeitpunkt der Zustellung. Auf den Poststempel oder das Versanddatum kommt es dagegen nicht an. Bei Einladungen per Post gilt: Der Zugang ist erst erfolgt, wenn nach der üblichen Verkehrsanschauung mit der Leerung des Briefkastens zu rechnen ist. Wirft also beispielsweise der Hausverwalter die Einladung am Sonntagabend in den Briefkasten, geht das Schreiben erst am nächsten Morgen dem Eigentümer zu. 

Wenn besonders dringende Angelegenheiten nicht bis zum nächsten Termin warten können, besteht die Möglichkeit, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen. Grund dafür könnte ein Wasserschaden im Gebäude sein, der sofortige Sanierungsmaßnahmen erfordert. In diesem Fall darf von der dreiwöchigen Einladungsfrist abgewichen werden. 

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Einladung zur Eigentümerversammlung: Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Hat ein Eigentümer seine Einladung nicht oder verspätet erhalten, hat das Auswirkungen auf die Gültigkeit der gefassten Beschlüsse. Sie sind dadurch zwar nicht automatisch ungültig, können aber von den Eigentümern innerhalb eines Monats gerichtlich angefochten werden. Das Gericht kann die Beschlüsse für nichtig erklären. 

Auch Formfehler können dazu führen, dass die Einladung nicht vorschriftsmäßig erfolgt ist und die Beschlüsse der Versammlung dadurch anfechtbar sind. Daher sollte bei der Ladung auf die genauen Personalien der Wohnungseigentümer geachtet werden. Die Einladung muss in Textform (per Brief, E-Mail, SMS, Fax oder mithilfe einer speziellen App) erfolgen, eine mündliche Mitteilung oder ein allgemeiner Aushang sind unwirksam. Einer Kontaktaufnahme per E-Mail, Fax, SMS oder via App müssen die Eigentümer zuvor jedoch zugestimmt haben.  

Die Eigentümerversammlung darf nur zu einer verkehrsüblichen und zumutbaren Zeit stattfinden, da jeder Eigentümer die Möglichkeit haben muss, daran teilzunehmen. Der Termin sollte daher nicht auf einen Sonntag, Vormittag oder in die Schulferien gelegt werden. Der Versammlungsort darf nicht zu weit entfernt oder schwer erreichbar sein. 

anwalt.de-Empfehlung: Die Einladung zur Eigentümerversammlung ist nicht ordnungsgemäß erfolgt und Sie möchten die gefassten Beschlüsse gerichtlich anfechten? Dann wenden Sie sich am besten an einen Anwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Jetzt den perfekten Anwalt finden! 

Tagesordnung in der Einladung zur Eigentümerversammlung

Die Einladung muss sich an alle Wohnungseigentümer richten und folgende Angaben enthalten: 

• Name und Anschrift des/der Adressaten 

• Name und Anschrift des Verwalters (oder des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats) 

• Genaue Bezeichnung der Gemeinschaft, für die die Versammlung einberufen wird (Ort und Straße)  

• Datum der Versammlung 

• Ort der Versammlung 

• Uhrzeit der Versammlung 

• Tagesordnung 

Das Schreiben kann optional auch den Hinweis enthalten, dass das Stimmrecht übertragen werden kann, wenn Eigentümer an der persönlichen Teilnahme gehindert sind. Zusätzlich kann auch ein Muster für eine Vollmacht beigefügt werden. In der Regel enthält das Einladungsschreiben als Anlage den Entwurf des Wirtschaftsplans für das kommende Jahr.  

Die geplanten Tagesordnungspunkte, die in der Versammlung behandelt werden sollen, müssen den Eigentümern bereits in der Einladung mitgeteilt werden. Eine nur stichpunktartige Aufzählung reicht nicht aus. Die einzelnen Punkte müssen zumindest kurz beschrieben werden, damit die Eigentümer wissen, worüber sie abstimmen sollen, und sich entsprechend informieren können. 

Eigentümerversammlung: Muster-Einladung

Name und Anschrift des Verwalters 

Name und Anschrift des Eigentümers 

Ort, Datum 

Zustellungsart: [Persönlicher Einwurf|Per Einschreiben/Einwurf|Per Einschreiben/Rückschein|andere Art der Zustellung] 

Wohnungseigentümergemeinschaft [Straße, Hausnummer] 

Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung 

Sehr geehrte Frau Musterfrau, 

hiermit laden wir Sie zur nächsten ordentlichen Wohnungseigentümerversammlung ein. Die Versammlung dient dazu, wichtige Belange der Wohnanlage zu diskutieren und Beschlüsse zu fassen. 

Datum: [Datum der Versammlung]  

Uhrzeit: [Uhrzeit der Versammlung]  

Ort: [Ort der Versammlung] 

Folgende Tagesordnungspunkte stehen zur Diskussion und zu Beschlussfassungen an: 

• Bericht der Verwaltung über das abgelaufene Wirtschaftsjahr 

• Beschluss über die Genehmigung des Wirtschaftsplans für das kommende Jahr 

• Beschluss über die Instandsetzung der Balkone und über die Auftragsvergabe  

• Beschluss über die Renovierung des Treppenhauses und die Auftragsvergabe 

• Beschluss über die Änderung der Hausordnung in Bezug auf Tierhaltung 

Wir bitten alle Wohnungseigentümer, sich aktiv an der Versammlung zu beteiligen, um gemeinsam Lösungen zu erarbeiten und unsere Wohnanlage bestmöglich zu verwalten. Sollten Sie verhindert sein, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Stimmrecht einer bevollmächtigten Person zu übertragen. 

Bitte denken Sie daran, pünktlich zu erscheinen und eventuell erforderliche Vollmachten oder Unterlagen zur Versammlung mitzubringen. 

Wir freuen uns auf Ihre Mitwirkung und hoffen auf eine konstruktive Versammlung. 

Mit freundlichen Grüßen, 

[Unterschrift Hausverwaltung] 

Muss man an der Eigentümerversammlung teilnehmen?

Die Teilnahme an der Eigentümerversammlung ist nicht verpflichtend. Eigentümer sollten jedoch nach Möglichkeit bei der Versammlung anwesend sein, um ihre Interessen zu vertreten und um an wichtigen finanziellen Entscheidungen beteiligt zu werden. Denn seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes im Jahr 2020 ist die Eigentümerversammlung nun immer beschlussfähig, auch wenn nur wenige Eigentümer bei der Abstimmung anwesend sind. Es entscheidet die Mehrheit der Stimmen. 

Wer nicht persönlich erscheinen kann, hat die Möglichkeit, einen Vertreter zu benennen und diesem eine Vollmacht zu erteilen. Der Vertreter ist dann berechtigt, für den abwesenden Eigentümer abzustimmen. In der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung ist festgelegt, wer eine Vollmacht erhalten kann. 

Das ab 2020 geltende Wohnungseigentumsgesetz räumt Eigentümern auch das Recht ein, an der Versammlung teilzunehmen, ohne persönlich anwesend sein zu müssen, um „sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben [zu] können“ (§ 23 Wohnungseigentumsgesetz – WEG). Eine Online-Übertragung muss in der Regel zuvor von der Eigentümergemeinschaft durch Beschluss zugelassen werden.  

(THH)