Die Eigentümerversammlung. Was ist zu beachten?

Die Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung ist das wichtigste Organ einer jeden Wohnungseigentumsgemeinschaft. Alles was hier entschieden wird, hat Einfluss auf die Belange eines jeden einzelnen Eigentümers. Hier werden Beschlüsse zu Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen, mitunter auch zu baulichen Änderungen, zu Finanzen und der Geldmittelvergabe gefasst, hier wird über den jährlichen Haushalt entschieden, Wirtschaftspläne gefasst und in gewissen Massen Einfluss auf das Tun und Lassen eines Einzelnen sowie der Gemeinschaft ausgeübt. Nicht selten landen Entscheidungen und Beschlüsse vor einem Gericht, mit zum Teil erheblichen finanziellen Folgen.

Es lohnt sich daher für den Sondereigentümer wie für den Verwalter, sich gut und gründlich auf die Eigentümerversammlung vorzubereiten. Nur so können sie Einfluss auf die Belange nehmen bzw. fehlerhafte Beschlüsse und damit gerichtliche Verfahren vermeiden.

Beachtung der Einladungsfrist

Beginnen wir ganz vorn: Von erheblicher Bedeutung ist die Einladungsfrist. Die gesetzliche Einladungsfrist beträgt 2 Wochen, § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG. Aber: In der Gemeinschaftsordnung/Teilungserklärung können hierzu abweichende Regelungen enthalten sein. Dann sind diese maßgebend. Die Nichteinhaltung der Einladungsfrist kann zur Anfechtbarkeit der in der Versammlung gefassten Beschlüsse führen.

Die Nichtbeachtung der Ladungsfrist führt jedoch nicht automatisch dazu, dass die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ungültig sind. Vielmehr muss der Einberufungsmangel ursächlich für die Beschlussfassung sein. Um die Einberufungsfrist zu wahren, muss das Einladungsschreiben innerhalb der Frist beim Empfänger eingegangen sein.

Im Rahmen der Einberufung der Eigentümerversammlung sollte der Verwalter zunächst prüfen, ob der Verwaltervertrag oder aber die Gemeinschaftsordnung oder eine sonstige Vereinbarung Bestimmungen über etwa einzuhaltende Einladungsfristen enthält. Soweit dies der Fall ist, sind diese Fristen einzuhalten. Beziehen sich die dort genannten Fristen nur auf die ordentliche jährliche Eigentümerversammlung, dann sind diese für den Fall der Einberufung zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung nicht maßgeblich. Vielmehr „soll“ dann die Einladungsfrist nach der maßgeblichen Bestimmung des § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG mindestens 2 Wochen betragen.

Kürzere Frist bei Dringlichkeit

Sofern aufgrund besonderer Dringlichkeit der zur Beschlussfassung stehenden Tagesordnungspunkte die 2-Wochen-Frist nicht eingehalten werden kann, ist auch eine Ladung mit kürzerer Frist möglich und ohne Auswirkung, etwa auf die Gültigkeit der auf der Versammlung gefassten Beschlüsse. Dies kann insbesondere bei dringlichen Sanierungsmaßnahmen der Fall sein.

Soweit ein Fall besonderer Dringlichkeit nicht vorliegt, die Ladungsfrist jedoch nicht eingehalten wurde, führt ein Verstoß gegen die Regelung in § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG allenfalls zur Anfechtbarkeit der auf der Versammlung gefassten Beschlüsse. Eine entsprechende Anfechtung eines Wohnungseigentümers hat aber nur Erfolg bzw. führt zur Ungültigkeit der gefassten Beschlüsse, wenn sich der Ladungsmangel auf die Beschlussfassung ausgewirkt hat. Grundsätzlich zu beachten ist allerdings, dass an die Feststellung, die Beschlüsse einer Eigentümerversammlung beruhten nicht auf einem Einladungsmangel, strenge Anforderungen gestellt werden. Es muss gerade mit Sicherheit feststehen, dass auch ohne den Fehler der Beschluss in gleicher Weise gefasst worden wäre. Insoweit reicht nicht bereits der Umstand aus, dass die Beschlüsse von einer bestimmten Mehrheit der Wohnungseigentümer getragen worden sind, sich also etwaige Gegenstimmen durch Verkürzung der Ladungsfrist an der Teilnahme gehinderter Wohnungseigentümer nicht auf das Abstimmungsergebnis ausgewirkt hätten. Es würde auch nicht ausreichen, wenn die Beschlüsse in einer Wiederholungsversammlung erneut gefasst worden wären. Entscheidend ist nämlich, dass die Entscheidungsfindung in einer Wohnungseigentümerversammlung durch das Rederecht der Eigentümer geprägt ist. Vgl. z. B. LG München I, Urteil vom 06.11.2014 – 36 S 25536/13 WEG. Kritisch sieht dies dagegen das LG Hamburg, Beschluss vom 16.11.2016 – 318 S 54/16, das offenbar die Beweislastanforderungen an den Anfechtenden heraufsetzt. Letztlich dürfte aber kaum auszuschließen sein, dass ein Wohnungseigentümer bei seiner Teilnahme an der Versammlung ein anderes Ergebnis durch entsprechende Diskussionsbeiträge hätte herbeiführen können. Wenn also infolge der Verkürzung der Ladungsfrist einzelnen Wohnungseigentümern die Teilnahme an einer Versammlung nicht möglich ist, dürften entsprechende Anfechtungsklagen regelmäßig erfolgreich sein.

Zustellung regeln

Für die Einladung zur Versammlung genügt grds. die sog. Textform (§ 24 Abs. 4 S. 1 WEG). D. h., der Verwalter muss das Einladungsschreiben nicht unterzeichnen.

Soweit Einladungen per Boten durch Einwurf in die Briefkästen zugestellt werden, ist darauf zu achten, dass der Zugang erst erfolgt, sobald nach der Verkehrsanschauung mit der nächsten Entnahme aus dem Briefkasten zu rechnen ist. Der während der Nacht eingeworfene Brief geht daher erst am nächsten Morgen bzw. mit Wiederbeginn der Geschäftszeiten zu. Zur Vermeidung von Streitigkeiten sollten Einladungsschreiben per Boten so rechtzeitig in die Briefkästen eingeworfen werden, dass die Frist auch dann noch gewahrt ist, wenn die Briefe erst an dem darauffolgenden Tag als zugestellt gelten.

Der Verwalter kann aber die Einladung auch per Telefax, E-Mail oder sogar SMS zustellen. Zu beachten ist, dass sich der Empfänger aber zuvor mit dieser besonderen Art der Übermittlung einverstanden erklärt hat, z. B. durch Angabe seiner Mail-Anschrift, seiner Fax-Nr. etc.), da er ansonsten einwenden kann, dass insbesondere mit Blick auf ein früher abweichendes Procedere die Zustellung ihm gegenüber nicht wirksam oder rechtzeitig erfolgt sei.

Einladung, Tagesordnung und Vergleichsangebote

Einladung besteht aus dem Einladungsschreiben und der sog Tagesordnung. Diese sollen die zur Diskussion und Beschlussfassung vorgesehenen Themen gem. § 23 Abs. 2 WEG beschreiben. Die Tagesordnung ist übrigens ausreichend bezeichnet durch eine schlagwortartige Angabe des Lebenssachverhalts, über den ein Beschluss gefasst werden soll. BayObLG 12.7.2001 – 2Z BR 139/00, ZWE 2001, 539. Der Eigentümer muss aber in die Lage versetzt werden, sich auf einen zu erwartenden konkreten Beschlussantrag vorzubereiten sowie zu entscheiden, ob er teilnehmen möchte oder nicht. Für den professionellen Verwalter empfiehlt es sich also, die zu beschließenden Sachverhalte in der Einladung eindeutig zu formulieren und eine kurze Erläuterung zum Sachverhalt anzufügen, damit sich jeder Eigentümer auf die bevorstehende Versammlung ausreichend vorbereiten und im Falle der Vertretung klare Weisung für das Abstimmungsverhalten geben kann. Nicht erforderlich ist es daher, schon den fertigen ausformulierten Beschlussantrag zu benennen. Der Antrag soll im optimalen Fall das Ergebnis der gemeinsamen Willensbildung auf der Eigentümerversammlung sein.

Die Aufnahme von Tagesordnungspunkten liegt, wie das Einberufungsrecht, grundsätzlich im pflichtgemäßen Ermessen des Verwalters. Aber: auch der einzelne Eigentümer hat einen ggf. durchsetzbaren Anspruch darauf, dass bestimmte Tagesordnungspunkte behandelt werden, sofern dies einem sachlichen Grund folgt und es einer ordnungsmäßigen Verwaltung entspricht.

Zur Vorbereitung und rechtzeitigen Information der Wohnungseigentümer sind Anlagen wie Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan beizufügen. Je nach Relevanz der vorgesehenen Beschlussgegenstände (größere Sanierungsmaßnahmen) sind Verwalterangebote und -verträge sowie Kostenvoranschläge und gutachterliche Äußerungen beizufügen. Da sehr streitig sein kann, was der Einladung beizufügen ist, empfiehlt es sich, die Eigentümer möglichst umfangreich in Kenntnis zu setzen. Ausreichend wäre es, wenn der Verwalter mit der Einladung auf das Vorhandensein von Vergleichsangeboten hinweist und diese dann zur Ansicht auf ein eingerichtetes und ausschließlich den Eigentümern zugängliches Portal einstellt.

Bedarf es vor einer Beschlussfassung über eine Auftragserteilung durch die WEG der Einholung von Vergleichsangeboten, sind nach mittlerweile wohl h.M mindestens drei Angebote einzuholen.

Geschieht dies nicht, wird die Auswahlentscheidung auf einer unzureichenden Tatsachengrundlage getroffen, sodass der gefasste Beschluss bereits deshalb für ungültig zu erklären ist. Einer Beweisaufnahme über die Frage, ob sich die eingeholten Angebote im Rahmen des Ortsüblichen bewegen, bedarf es nicht. So jdf. entschied das LG Frankfurt/Main, Beschluss vom 19.04.2017 – 2-13 S 2/17.

Haftung des Verwalters

Beachtet der Verwalter die Ladungsfrist nicht, und wird wegen erfolgreicher Anfechtung eine weitere Eigentümerversammlung erforderlich oder wird die Erstversammlung eben wegen der Nichteinhaltung der Ladungsfrist abgebrochen, haftet der Verwalter. Z. B. für den Ersatz der entsprechend angefallenen Miete für den Versammlungsraum, AG Bremen-Blumenthal, Urteil vom 08.03.2013 – 44 C 2032/12. Darüber hinaus besteht grds. auch eine Haftung für die durch die erfolgreiche Anfechtung entstandenen Gerichts – und Verfahrenskosten. Das Gleiche gilt, wenn der Verwalter die Eigentümer unzureichend auf die Versammlungen vorbereitet hat, z. B., weil keine Vergleichsangebote vorgelegen haben.