Risiko: Kündigung mit eingescannter Unterschrift

Im Arbeitsrecht zeigt der digitale Fortschritt manchmal seine Tücken!

Was ist bei Kündigung und Aufhebungsvertrag zu beachten?

Im Arbeitsrecht bremst eine rechtliche Besonderheit den digitalen Workflow: Kündigungserklärung und Aufhebungsvertrag müssen nach § 623 BGB schriftlich erfolgen.  Das Schriftformerfordernis ist zwingend, also nicht verhandelbar.

Was bedeutet Schriftform?

Schriftform bedeutet nach § 126 Abs. 1 BGB, dass der Text der Kündigungserklärung  eigenhändig unterschrieben werden muss. 

Die Kündigung muss dem Adressaten im Original zugehen. Eine Kopie reicht nicht aus. Deswegen ist eine formgerechte Kündigung im Arbeitsrecht per WhatsApp, Telefax und auch als Anhang zu einer E-Mail rechtlich ausgeschlossen.

In den genannten Fällen bekäme der Empfänger nicht das Original, sondern nur eine Kopie. Das macht die Kündigung nach § 125 BGB formunwirksam. Die Kündigung ist nichtig.

Gilt die Schriftform nur für eine Kündigung des Arbeitgebers?

Die strenge Formvorschrift im Arbeitsrecht richtet sich an beide Vertragsparteien. Sollte ein Arbeitnehmer bei einer Eigenkündigung die Schriftform nicht beachten, dann ist diese ebenfalls formunwirksam.

Wie sieht es aus beim Einscannen der "echten" Unterschrift?

Aufgrund des strengen Schriftformerfordernisses darf man in ein am PC erzeugtes Kündigungsschreiben auf gar keinen Fall am Ende eine eingescannte Unterschrift einfügen. Diese mag zwar auf den ersten Blick handgeschrieben und farbig - also echt - aussehen. 

Aber: Die eingefügte digitale Unterschrift ist nur eine Kopie der Originalunterschrift. Sie ersetzt keinesfalls die Originalunterschrift.

Wie erkennt man, ob eine Unterschrift echt oder digital ist?

Das Fehlen der echten Unterschrift bemerkt man meistens beim Prüfen der Rückseite des Blattes: eine handgeschriebene, also echte Unterschrift, drückt auf der Rückseite des Blattes durch und lässt sich sich ertasten. Hilfreich ist oft, mehrere Schriftstücke vom selben Aussteller nebeneinander zu legen, um die Ausprägung und die Lage der jeweiligen Unterschriften zu vergleichen. Einkopierte Unterschriften sehen in der Regel absolut identisch aus und sind stets an derselben Stelle auf dem Blatt positioniert. Das schafft in der Realität so gut wie niemand, der auf eine Erklärung eigenhändig unterzeichnet. 

Was passiert bei einer Kündigung mit eingescannter Unterschrift?

Auch diese Kündigung ist unwirksam. Das Arbeitsverhältnis besteht fort und die Kündigung müsste noch einmal ausgesprochen werden. Je nach Länge der jeweils geltenden Kündigungsfrist kann das teuer werden.

Besonders schlimm wirkt sich dieser Fehler im Falle einer außerordentlichen fristlosen Kündigungen aus. Die formunwirksame außerordentliche Kündigung kann in der Regel nicht mehr nachgeholt werden, denn bei Bemerken des Formfehlers dürfte die zweiwöchige Ausschlussfrist nach § 626 Abs. 2 BGB bereits verstrichen sein.

Wie kann man vorbeugen?

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten beim Verfassen einer Kündigung stets darauf achten, dass die Unterschrift auf den ersten Blick als Original erkennbar ist. Damit entgeht man dem Einwand, die Kündigung sei gar kein Original, sondern stattdessen eine rechtlich unverbindliche Kopie. 

Weil der Text des Kündigungsschreibens meistens schwarz ist, sollte die eigene Unterschrift z.B. in blau erfolgen. Dadurch hebt sie sich vom übrigen Text ab und der Gedanke an eine Kopie kommt beim Leser erst gar nicht auf. Man sollte beim Unterschreiben auch auf eine energische Führung des Schreibgerätes achten. Dann kann sich die Unterschrift fühlbar auf der Rückseite durchdrücken. Wer ganz sicher sein möchte, der kann die Unterschrift vor einem Zeugen leisten und ist auf diese Weise für den Fall einer Auseinandersetzung gut gewappnet.