Abmahnung darf in der Personalakte bleiben

Eine rechtmäßig erteilte Abmahnung muss erst aus der Personalakte genommen werden, wenn sie für das Arbeitsverhältnis keinerlei Bedeutung mehr hat. Drei Jahre Zeitablauf allein genügen nicht.

Die arbeitsrechtliche Abmahnung weist den Arbeitnehmer auf sein Fehlverhalten hin und fordert ihn auf, sich zukünftig korrekt zu verhalten. Dazu dokumentiert sie das Fehlverhalten für einen eventuellen späteren Kündigungsrechtsstreit. Dem Bundesarbeitsgericht (BAG) lag aber ein Fall vor, in dem es allein um die Rücknahme der Abmahnung und deren Entfernung aus der Personalakte ging.

Sorgsamkeit beim Umgang mit Geld

Eine Verwaltungsfachangestellte war beim Landkreis beschäftigt. Dort war sie unter anderem verantwortlich für die Zahlstelle des Planetariums. Die Ein- und Auszahlungsanordnungen wurden zu ihrer Entlastung später auf eine Kollegin übertragen. Während deren Urlaub aber übernahm die Klägerin auch diese Aufgabe wieder.

Dabei ist das Kassenbuch verschwunden. Die Klägerin hatte angegeben, es ihrer Kollegin übergeben und nicht zurückbekommen zu haben. Sie war aber nach Ansicht des Arbeitgebers noch immer die Verantwortliche für die Kasse, und zwar nicht nur während der Urlaubszeit ihrer Kollegin. Der Arbeitgeber sprach aus diesem Grund eine Abmahnung aus.

Die Angestellte verlangte einige Zeit die Rücknahme der Abmahnung bzw. Entfernung aus der Personalakte. Das Landesarbeitsgericht (LAG) gab ihr zunächst recht, da die Abmahnung jedenfalls jetzt keine Bedeutung mehr für das Arbeitsverhältnis hätte. Doch das BAG hob diese Entscheidung wieder auf.

Grund für Entfernung der Abmahnung

Die Personalakte soll ein möglichst vollständiges und wahrheitsgemäßes Bild über das Arbeitsverhältnis abgeben. Trotzdem kann der Arbeitgeber nicht hineinschreiben, was er will. So muss eine Abmahnung beispielsweise entfernt werden, wenn sie unrichtige oder auch nur zu ungenaue Behauptungen enthält.

Sie muss ebenfalls aus der Akte genommen werden, wenn der Arbeitgeber kein schutzwürdiges Interesse mehr an ihr hat. Bisher ging die Rechtsprechung davon aus, dass eine Abmahnung nach zwei bis drei Jahren ihre Warnfunktion verloren hat, vorausgesetzt der Arbeitnehmer hat sich in diesem Zeitraum nichts Weiteres zu Schulden kommen lassen.

Das änderte sich mit dem bekannt gewordenen Fall „Emmely". Darin hielt das BAG nämlich eine Kündigung für unwirksam, weil die Angestellte sehr viele Jahre beanstandungsfrei gearbeitet habe. So hat sie ein Vertrauenskapital aufgebaut und durch eine einmalige Verfehlung war die Kündigung nicht gerechtfertigt.

Drei Jahre allein reichen nicht

Schon damals fragten sich viele, wie der Arbeitgeber eine solche Behauptung einer langjährigen Tätigkeit ohne jede Beanstandung widerlegen kann, wenn er Abmahnungen nicht länger als zwei bis drei Jahre aufbewahren darf. Konsequent entschied das BAG nun, dass die Abmahnung erst dann aus der Personalakte genommen werden muss, wenn das gerügte Verhalten jegliche Bedeutung für das Arbeitsverhältnis verloren hat.

Ob die Abmahnung für eine Kündigung noch herangezogen werden könnte, prüft das Gericht im Rahmen einer Kündigungsschutzklage ohnehin nochmals. Zudem stellte das BAG klar, dass etwaige Fehler des Arbeitnehmers auch für Beförderungen oder Versetzungen Bedeutung haben können.

Im konkreten Fall war das LAG davon ausgegangen, dass die Klägerin mit ihrer Aufgabe überfordert war. Aufgrund der geänderten Aufgaben wären keine weiteren Verstöße zu befürchten. Das BAG sah das anders. Die Überforderung mit konkreten Aufgaben bestimmt auch die zukünftigen Einsatzmöglichkeiten der Klägerin. Die Abmahnung kann also auch für zukünftige Beförderungen oder Versetzungen durchaus noch Bedeutung haben.

(BAG, Urteil v. 19.07.2012, Az.: 2 AZR 782/11)

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