Wichtige Änderungen im Nachweisgesetz – Das sollten Sie als Arbeitgeber machen!

Ab dem 01. August 2022 wird es zu Änderungen im Nachweisgesetz kommen. Denn der deutsche Gesetzgeber muss das Nachweisgesetz ändern, um die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (EU-RL 2019/1152) umzusetzen.

Was ist überhaupt das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz soll der Rechtssicherheit im Arbeitsverhältnis dienen. Dieses Ziel soll dadurch erreicht werden, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet wird, die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich niederzulegen und diese Niederschrift dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Gemäß § 2 Absatz 1 des Nachweisgesetzes (NachwG) muss der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses unter anderem die auszuübende Tätigkeit, die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs oder auch die Höhe des Arbeitsentgelts schriftlich niederlegen. Zudem enthält § 2 Absatz 1 NachwG noch eine ganze Reihe weiterer wesentlicher Arbeitsbedingungen.

In der Praxis wird der vom Nachweisgesetz geforderte Nachweis meistens bereits durch den jeweiligen Arbeitsvertrag oder eine einschlägige Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag erbracht. Bei einem nur mündlich abgeschlossenen Arbeitsvertrag muss jedoch zwingend eine Niederschrift der in § 2 Absatz 1 NachwG genannten wesentlichen Arbeitsbedingungen erfolgen, um nicht gegen das Nachweisgesetz zu verstoßen.

Was sind die wichtigen Änderungen im Nachweisgesetz?

Der Gesetzgeber erweitert den Katalog der wesentlichen Arbeitsbedingungen in § 2 Absatz 1 NachwG. Der Arbeitgeber ist zukünftig auch zur Niederschrift folgender Arbeitsbedingungen verpflichtet:

1. Bei befristeten Arbeitsverträgen musste bisher die „vorhersehbare Dauer“ des Arbeitsverhältnisses angegeben werden. Zukünftig muss der Arbeitgeber das „Enddatum ODER die vorhersehbare Dauer“ des Arbeitsverhältnisses angeben.
2. Ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsort frei wählen kann (natürlich nur bei Arbeitnehmern, die dies auch tatsächlich dürfen)
3. Die Dauer der Probezeit (nur, wenn eine Probezeit vereinbart wurde)
4. Details zur Vergütung von Überstunden
5. Die Bestandteile des Arbeitsentgelts müssen nun auch zwingend getrennt angegeben werden. Bisher war auch eine zusammengefasste Angabe zulässig.
6. Die Art der Auszahlung des Arbeitsentgelts
7. Vereinbarte Ruhepausen (bisher war nur die Angabe der vereinbarten Arbeitszeit erforderlich)
8. Das verwendete Schichtsystem, der Schichtrhytmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen
9. Details zur Arbeit auf Abruf (die Details würden den Rahmen dieses Rechtstipps sprengen)
10. Die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
11. Ein Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
12. Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung
13. Details zum Kündigungsverfahren (Schriftformerfordernis + Kündigungsfristen)
14. Rechtsbehelfsbelehrung bei Kündigungen (Der Arbeitnehmer muss erkennen können, wie er sich gegen eine erhaltene Kündigung zur Wehr setzen kann. Der Arbeitgeber muss auch auf die „3-Wochen-Frist“ bei der Erhebung einer Kündigungsschutzklage hinweisen)
15. Verweisung auf von paritätisch besetzten Kommissionen vereinbarte Arbeitsbedingungen (nur bei kirchlichen Arbeitgebern relevant)

Wichtig:

Der Arbeitgeber ist natürlich nur dann zur Niederschrift einer wesentlichen Arbeitsbedingung verpflichtet, wenn diese auch im Unternehmen relevant wird. Ein Unternehmen, in dem nicht im Schichtbetrieb gearbeitet wird, muss natürlich auch keine Details zum Schichtrhytmus niederlegen. Ebenso muss ein Unternehmen, dass keine betriebliche Altersversorgung gewährt, auch keinen Versorgungsträger benennen.

Was ändert sich noch?

Der Arbeitgeber hatte gemäß § 2 Absatz 1 des Nachweisgesetzes (NachwG) bislang einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses Zeit, um die schriftliche Niederschrift anzufertigen und sie an den Arbeitnehmer auszuhändigen.

Zukünftig wird diese Regelung für neue Arbeitsverträge wesentlich komplizierter. Denn gemäß dem neuen § 2 Absatz 1 Satz 3 NachwG muss der Arbeitgeber die Niederschrift über bestimmte wesentliche Arbeitsbedingungen dem Arbeitnehmer bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung aushändigen. Bei weiteren wesentlichen Arbeitsbedingungen hat der Arbeitgeber dafür zukünftig sieben Kalendertage Zeit. Bei den übrigen wesentlichen Arbeitsbedingungen aus dem Katalog des neuen § 2 Absatz 1 NachwG hat der Arbeitgeber weiterhin einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses Zeit, um dem Arbeitnehmer den nötigen Nachweis schriftlich auszuhändigen.

Was sollten Sie nun als Arbeitgeber machen?

Als Arbeitgeber sollten Sie die Verpflichtungen nach dem Nachweisgesetz ernst nehmen. Denn gemäß § 4 des neuen Nachweisgesetzes werden Verstöße gegen das Nachweisgesetz als Ordnungswidrigkeit behandelt. Das bedeutet, dass gegen Sie als Arbeitgeber eine Geldbuße von bis zu 2.000,00 € verhängt werden kann, wenn Sie gegen Vorschriften des NachwG verstoßen.

Das neue Nachweisgesetz wirkt auf den ersten Blick wie ein „Bürokratiemonster“. In der Praxis können Sie die Auswirkungen des Nachweisgesetzes aber stark minimieren, in dem Sie ihre Musterarbeitsverträge so anpassen, dass bereits der Arbeitsvertrag alle von § 2 Absatz 1 des Nachweisgesetzes geforderten wesentlichen Arbeitsbedingungen enthält. So entsteht Ihnen außer der einmaligen Anpassung der Musterarbeitsverträge an die neue Rechtslage kein weiterer Arbeitsaufwand.

Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen müssen Sie immer erst auf Nachfrage des Arbeitnehmers tätig werden. Wenn ein Arbeitnehmer allerdings eine Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen verlangt, sind Sie gemäß dem neuen § 5 Satz 1 NachwG dazu verpflichtet, ihm diese Niederschrift innerhalb von sieben Tagen nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen. Für einzelne wesentliche Arbeitsbedingungen ist auch eine Aushändigung der Niederschrift nach bis zu einem Monat möglich.

Um auch bei bestehenden Arbeitsverhältnissen die neue Rechtslage zu berücksichtigen, sollten Sie einmalig ein Musterdokument für bestehende Arbeitnehmer aufsetzen, dass die vom Nachweisgesetz geforderten Angaben enthält. Dann können Sie dieses Schreiben individuell schnell anpassen, wenn ein Arbeitnehmer eine Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen verlangt.

Bitte beachten Sie, dass diese Informationen keine Beratung im Einzelfall ersetzen können. Gerne berate ich Sie persönlich oder auch online zur Umsetzung der Neuregelungen des Nachweisgesetzes. Zudem helfe ich Ihnen auch gerne bei der Anpassung Ihrer Musterarbeitsverträge oder der Erstellung eines Musterdokuments für bestehende Arbeitnehmer.

Außerdem berate ich Sie auch gerne persönlich oder online zu Ihren sonstigen Rechtsthemen im Arbeitsrecht.