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Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug

Unternehmer kassieren über ihre Rechnungen Umsatzsteuer und müssen diese ans Finanzamt weitergeben. Als Konsumenten müssen sie selbst Vorsteuer zahlen. Ein Ausgleich dieser Steuern erfolgt über den Vorsteuerabzug. Das müssen Sie wissen.

Bekannt aus: Der Tagesspiegel Money Soldan
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Testsieger mit Qualitätsurteil „gut"
03/2017

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Die wichtigsten Fragen und Antworten

Was ist die Umsatzsteuer?

Umsatzsteuer, im Volksmund Mehrwertsteuer genannt, weist ein Unternehmen auf seinen Rechnungen aus, sobald entweder eine Dienstleistung erbracht oder eine Ware gegen Entgelt geliefert wird. Die Umsatzsteuer – normalerweise 19 %, manchmal 7 % – wird jeder Rechnung, die das Unternehmen stellt, hinzugefügt und durch den Kunden bezahlt. Die Einnahmen aus der Umsatzsteuer darf das Unternehmen aber nicht behalten, sondern muss sie wieder an das Finanzamt abführen, d. h., eine Umsatzsteuereinnahme ist für ein Unternehmen nur ein Durchlaufposten.

Was ist die Vorsteuer?

Vorsteuer ist für einen Unternehmer die Steuer, die er an andere Unternehmen zahlt, wenn er bei diesen als Konsument tätig ist, also Dienstleistungen erhält oder Waren einkauft. Die auf diesen Rechnungen ausgewiesene und bezahlte Umsatzsteuer ist für den Unternehmer die Vorsteuer. Diese Steuer, die der Unternehmer für Ausgaben bezahlt, die mit der Betriebsführung zu tun haben, kann er sich vom Finanzamt erstatten lassen. Das gilt natürlich nur für Ausgaben, die in Zusammenhang mit der Betriebsführung stehen. Für Privateinkäufe muss auch ein Unternehmer Umsatzsteuer entrichten.

Was ist der Vorsteuerabzug?

Grundsätzlich bezeichnen Umsatzsteuer und Vorsteuer also die gleiche Steuerart, aber aus zwei verschiedenen Perspektiven des Unternehmers: Aus der des Verkäufers heißt sie Umsatzsteuer, aus der des Käufers heißt sie Vorsteuer. Während der Unternehmer die Gesamtsumme der eingegangenen Umsatzsteuer an das Finanzamt weiterleiten muss, darf er im Gegenzug die Gesamtsumme der bezahlten Vorsteuer vom Finanzamt zurückerstattet verlangen – das ist der sogenannte Vorsteuerabzug, den der Unternehmer dem Finanzamt mittels der sogenannten Umsatzsteuer-Voranmeldung melden muss. Voraussetzung dafür ist, dass der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Das ist dann der Fall, wenn sein Jahresumsatz bei über 17.500 Euro liegt und er auf seinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweist. Sind die Vorsteuerausgaben höher als die Umsatzsteuereinnahmen, erhält er eine Steuererstattung. Sind die Umsatzsteuereinnahmen höher als die Vorsteuerausgaben, so muss die zu viel eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt zurückgezahlt werden.

Ausgewählte Rechtstipps zum Thema „Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug“

Checkliste: Drei Schritte zur Umsatzsteuer-Voranmeldung

Elektronische Übermittlung

Die Umsatzsteuer müssen Sie elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Entweder erledigt das Ihr Steuerberater für Sie oder Sie müssen ein Zertifikat beantragen, um Zugang zur Steuersoftware Elster der Steuerbehörde zu erhalten. Auf der Homepage melden Sie sich zunächst mit Ihren Zugangsdaten an, die Sie von Ihrem Finanzamt erhalten haben.

Formulare

Unter der Rubrik „privater Bereich“ finden Sie die passenden Formulare. Hier sind mehrere Formulare zur Umsatzsteuer hinterlegt. Das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ ist das richtige. In das Formular ist zunächst die Steuernummer einzutragen. Das ist die Nummer, die Sie als Unternehmer auch auf Ihren Rechnungen ausweisen. Auf dem Formular ist der Meldezeitraum für die Umsatzsteuer anzugeben, also monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

Umsätze und Steuern

Im nächsten Schritt sind Angaben zum Unternehmen zu machen. Hier sind die Umsätze anzugeben. Dabei wird unterschieden zwischen Umsätzen, die Sie zu 19 % und zu 7 % Umsatzsteuer gemacht haben. Unter Punkt neun sind „abziehbare Vorsteuerbeträge“ einzutragen. Das ist die Summe der Umsatzsteuer, die Sie für Betriebsausgaben bezahlt haben. Wie viel an Umsatzsteuer unter dem Strich noch zu bezahlen ist, berechnet das Programm selbstständig. Ist alles ausgefüllt, müssen Sie das Formular nochmals prüfen, Ihre PIN eingeben und per Mausklick ans Finanzamt senden. Herfür erhalten Sie eine Versandbestätigung und eine Zusammenfassung, die Sie entweder ausdrucken oder als PDF speichern sollten.

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Die wichtigsten Fakten zur Kleinunternehmerregelung

Für wen kommt die Kleinunternehmerregelung infrage?

Der Gesetzgeber hat die Möglichkeit der sogenannten Kleinunternehmerregelung geschaffen und den Begriff im Umsatzsteuerrecht verankert. Die Regelung kommt für solche Unternehmer infrage, die im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro Gesamteinnahmen zu verbuchen hatten und im aktuellen Geschäftsjahr einen Jahresumsatz von weniger als 50.000 Euro machen werden. In der Praxis kommt das Modell meist dann in Betracht, wenn Unternehmer am Anfang ihrer Selbstständigkeit stehen. Bei der Kleinunternehmerreglung verzichtet der Unternehmer darauf, Umsatzsteuer auf seine Rechnungen zu erheben. Im Umkehrschluss kann er dann die Umsatzsteuer, die er selbst ausgibt, auch nicht beim Finanzamt geltend machen, d. h., die regelmäßige Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt. Die Überprüfung des Kleinunternehmerstatus erfolgt Jahr für Jahr durch das Finanzamt: So muss der Selbstständige am Ende eines Jahres nachweisen, dass er unter der Einkommensgrenze lag, und darf im darauf folgenden Jahr die 50.000 Euro-Hürde nicht überschreiten.

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Für viele Unternehmer ist die Kleinunternehmerregelung ein Minusgeschäft. Eine Umsatzsteuererklärung hat dann Vorteile: Der Unternehmer nimmt mehr Geld durch die Umsatzsteuer ein und muss diese Mehreinnahmen erst zu einem späteren Zeitpunkt ans Finanzamt abführen – so bleibt er liquide. Zudem kann er seine Ausgaben verrechnen. In den meisten Fällen führt das zu einem finanziellen Vorteil.

Ist der Selbstständige hingegen ein Dienstleister und stellt vor allem Privatpersonen eine Rechnung, bringt die Kleinunternehmerregelung Vorteile. So muss er seinen Kunden nicht noch 19 % bzw. 7 % Mehrwertsteuer auf den Preis aufschlagen. Zu bedenken ist dabei aber, dass der Selbstständige mit der Regelung auf den Vorsteuerabzug verzichtet. Das ist ein finanzieller Nachteil, den er bei der Preiskalkulation seiner angebotenen Dienstleistung berücksichtigen sollte. Denn sollte er eines Tages aufgrund hoher Einnahmen dann doch umsatzsteuerpflichtig werden, muss er seinen Kunden einen nicht unerheblichen Preisaufschlag zumuten.

Ein entscheidender Vorteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass der Verwaltungsaufwand gering bleibt. Der Selbstständige muss keine Belege über bezahlte Umsatzsteuer sammeln und muss die Umsatzsteuer auch nicht auf seinen Rechnungen ausweisen. Zudem entfällt der Vorsteuerabzug und damit die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt. Die Entscheidung, ob man als Selbstständiger Kleinunternehmer wird oder nicht, teilt man dem Finanzamt über den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ mit, den alle Existenzgründer ausfüllen müssen. Damit meldet man die selbstständige Tätigkeit beim Finanzamt an. Unter Punkt sieben sind dabei die Angaben zur Kleinunternehmerregelung zu machen.

Was müssen Kleinunternehmer bei den Einkommensgrenzen beachten?

Die maximalen Einnahmegrenzen bei der Kleinunternehmerregelung beziehen sich auf ein Kalenderjahr. Gemeint sind also alle Einnahmen zwischen 1. Januar und 31. Dezember. Startet der Unternehmer erst am 1. Mai seine Selbstständigkeit, darf er bis 31. Dezember nicht noch 17.500 Euro einnehmen. Vielmehr muss er diese Summe auf die Restmonate des Jahres umlegen, also 17.500 Euro geteilt durch zwölf Monate, multipliziert mit acht (verbleibende Monate). Das macht 11.667 Euro. Mehr darf er im ersten Jahr nicht einnehmen, wenn er als Kleinunternehmer agieren möchte. Liegt er unter dieser Summe, darf er im folgenden Geschäftsjahr weiter Kleinunternehmer sein. Doch in diesem Jahr darf er dann nicht mehr als 50.000 Euro Einnahmen haben. Ansonsten wird er umsatzsteuerpflichtig. Im ersten Jahr der Selbstständigkeit darf der Kleinunternehmer seine Umsätze schätzen.

Nicht selten übt ein Unternehmer mehrere selbstständige Tätigkeiten nebeneinander aus. Er kann dann aber nicht für jede dieser Tätigkeiten eine maximale Einkommensgrenze von 17.500 Euro annehmen. Vielmehr muss er seine Gesamteinkünfte aller Tätigkeiten berechnen. Diese Summe entscheidet über den Status des Kleinunternehmers.

Wussten Sie schon?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich an das Finanzamt erfolgen. Welcher Turnus für Sie als Unternehmer infrage kommt, entscheidet sich anhand der Höhe Ihrer Umsätze. Bei der Festsetzung wird grundsätzlich der Umsatz des Vorjahres zugrunde gelegt. Hatten Sie mehr als 7500 Euro an Umsatzsteuer an das Finanzamt zu bezahlen, sind Sie zu einer monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet. Lag Ihre Umsatzsteuerlast zwischen 1000 und 7500 Euro, hat die Anmeldung vierteljährlich zu erfolgen. Betrug die Steuer weniger als 1000 Euro, muss keine Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgen, es genügt, eine Jahressteuerumsatzerklärung ans Finanzamt zu übermitteln.

Einen Sonderfall gibt es für Existenzgründer – Sie müssen sowohl im Jahr der Existenzgründung als auch im Folgejahr Ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich einreichen, unabhängig von der Zahllast. Erst im dritten Jahr können Sie, nachdem Sie möglichst zügig die Umsätze des Vorjahres ermittelt haben, beim Finanzamt einen Antrag auf Umstellung des Umsatzsteuervoranmeldungszeitraums stellen, eine Änderung erfolgt nicht automatisch.

Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung gelten Fristen. Sie müssen diese bis zum 10. Tag nach Ende jedes Erfassungszeitraums abgeben. Gilt die monatliche Voranmeldung, müssen Sie bis zum 10. des Folgemonats Ihre Meldung gemacht haben. Gilt der vierteljährliche Turnus, ist der 10. des Monats, der auf das abgelaufene Quartal folgt, der Stichtag. Die Termine für die Quartalsmeldung sind immer der 10. April, der 10. Juli und der 10. Oktober. Das letzte Quartal ist bis zum 10. Januar des folgenden Jahres zu melden. Diese Termine sind auch gleichzeitig die Zahlungstermine. Sie können allerdings auch eine Dauerfristverlängerung beantragen. Wird diese gewährt, haben Sie jeweils einen Monat länger Zeit, um die Vorsteueranmeldung zu erledigen und zu bezahlen. Am besten wählen Sie für die Zahlung der Steuer den Lastschrifteinzug, denn dann können Sie nicht in Zahlungsverzug kommen.

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