Der Zuschlag im Vergaberecht: Alles zu Fristen und geförderten Projekten

Beim Einkauf von Gütern und Leistungen durch die öffentliche Hand beinhaltet das Vergaberecht in den Vergaberichtlinien Vorschriften zur Umsetzung. Ziele sind Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung, Transparenz sowie eine sparsame Verwendung von Haushaltsmitteln. Am Ende des Vergabeverfahrens kommt es zur Zuschlagserteilung – was der Zuschlag (rechtlich) konkret bedeutet, welche Formvorschriften zu beachten sind, welche Fristen gelten und welche Informationspflichten gegenüber den Bietenden bestehen, erfahren Sie in diesem Ratgeber. 

Was versteht man unter einem Zuschlag? 

Im Vergaberecht versteht man unter einem Zuschlag die Annahme des wirtschaftlichsten Vertragsangebots mit der Folge, dass ein Vertrag über die ausgeschriebene Leistung nach zivilrechtlichen Vorschriften zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer – beziehungsweise Bietendem– zustande kommt und das Vergabeverfahren endet. Der Zuschlag ist mithin bindend.  

Wichtig: Mit der Abgabe des Angebots gehen Bietende eine Verbindlichkeit ein. Erhält ein Bietender den Zuschlag, kommt der Vertrag automatisch zustande. Die Möglichkeit, das Angebot zurückzuziehen, besteht nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist (siehe unter: Welche Fristen sind zu beachten?). 

Informationspflichten 

Die übrigen Bieter sind grundsätzlich zu informieren und ihnen sind die Gründe für die Ablehnung ihres Angebots oder die Nichtberücksichtigung mitzuteilen. Der Name des erfolgreichen Bieters sowie Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sind ebenfalls mitzuteilen. In Ausnahmefällen können diese Informationen zurückgehalten werden – beispielsweise wenn dies berechtigte Geschäftsinteressen von Unternehmen oder den fairen Wettbewerb beeinträchtigen würde. 

Formvorschriften 

In welcher Form der Zuschlag zu erfolgen hat, ist in den verschiedenen Vergabeordnungen nicht einheitlich gesetzlich geregelt. In der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil A (VOB/A) existiert keine Formvorschrift für den Zuschlag. Der Zuschlag nach VOB/A ist mithin formfrei. Er kann telefonisch, schriftlich oder elektronisch erfolgen. Hinweis: Der Zuschlag allein reicht nur dann nicht aus, wenn der Vertrag formbedürftig ist, beispielsweise weil er notariell beurkundet werden muss. In der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil A (VOL/A), ist hingegen geregelt, dass der Zuschlag in Schriftform, in elektronischer Form oder mittels Telekopie erfolgt. 

Welche Fristen sind zu beachten? 

Wer als Bietender den Zuschlag will, hat im Vergabeverfahren drei Fristen zu beachten: 

Bewerbungsfrist 

Mit der Bewerbungsfrist ist die Zeitspanne gemeint, in der Bieter ihr grundsätzliches Interesse an einem öffentlichen Auftrag bekunden können. 

Angebotsfrist 

Innerhalb der Angebotsfrist sind die Angebote der Bietenden einzureichen. Diese Frist muss durch den Auftraggeber hinreichend bemessen sein, wobei insbesondere die Komplexität der ausgeschriebenen Leistung zu berücksichtigen ist. Liegt der Auftragswert oberhalb der Schwellenwerte, werden in der Vergabeverordnung (VgV) Mindestfristen vorgegeben. 

Zuschlags- bzw. Bindefrist 

Die Zuschlags- beziehungsweise Bindefrist beginnt mit Ablauf der Angebotsfrist und bezeichnet die Zeitspanne, in der die Bietenden an ihre abgegebenen Angebote gebunden sind. Wird gar keine Bindefrist festgelegt, gilt § 147 Abs. 2 BGB, das heißt, Bieter sind so lange an ihre Angebote gebunden, wie die Annahme des Angebots unter regelmäßigen Umständen erwartet werden kann. Das ist im Vergabeverfahren regelmäßig die Erteilung des Zuschlags oder das Zurückziehen des Angebots.  

Hinweis: Die Fristenberechnung richtet sich nach § 82 VgV in Verbindung mit der Verordnung Nr. 1182/71 des Rates vom 03. Juni 1971 zur Festlegung der Regeln für die Fristen, Daten und Termine. Beginn ist grundsätzlich der Tag nach dem Ereignis. Fristende ist grundsätzlich der Ablauf des festgelegten Tages, sofern kein hiervon abweichendes Fristende festgelegt wurde. 

Was sind Zulagen? Welchen Sinn und Zweck haben sie? 

Zulagepositionen beziehungsweise besondere Leistungen werden von den Bietern im Leistungsverzeichnis des Angebots aufgenommen mit dem Zweck, dass abweichend vom grundsätzlichen Leistungsangebot, das bereits in das Leistungsverzeichnis aufgenommen wurde, durch die Zulageposition von der Normalposition ein Mehraufwand geltend gemacht wird. Solche Zulagepositionen sind vergaberechtlich zulässig, müssen jedoch in die Wertung des Angebots einbezogen werden.  

Hinweis: Vom Bietenden ist der Differenzpreis, das heißt, ein eigenständiger Einheitspreis für die Zulageposition auszuweisen. Konkrete Zulagepositionen werden beispielsweise in den DIN-Vorschriften zu den einzelnen Gewerken in der VOB/C – jeweils im Abschnitt 4.2 als „Besondere Leistungen“– aufgeführt. Der Vorteil von Zulagepositionen liegt auf der Hand: Besonders aufwendige Arbeiten werden dementsprechend auch höher vergütet, sodass dem Aufwand Rechnung getragen werden kann. Werden viele Zulagepositionen in das Angebot aufgenommen, führt dies zu Kalkulationsschwierigkeiten und Unwägbarkeiten für den Auftraggeber. 

Geförderte Projekte 

Viele durch öffentliche Stellen ausgeschriebene Vorhaben sind nur durch Fördermittel realisierbar, sodass vor allem für infrastrukturelle Vorhaben regelmäßig Zuschüsse geleistet werden. Werden solche Fördermittel zur Verfügung gestellt, hat der Empfänger dieser Fördermittel in der Regel auch die Vorgaben des Vergaberechts zu beachten.  

Wichtig: Auch nicht öffentliche Institutionen können dadurch an das Vergaberecht gebunden sein, wenn Zuschüsse beziehungsweise Fördermittel gezahlt werden. Es kommt jedoch nicht nur zu einer Anwendung des Vergaberechts zwischen dem Auftraggeber – der die Fördermittel erhalten hat – und dem Bietenden, sondern die vergaberechtlichen Vorschriften sind auch maßgeblich für das Verhältnis zwischen Fördermittelgeber und Fördermittelempfänger. Kommt es zu vergaberechtlichen Verstößen, kann im schlimmsten Fall die Rückforderung der Fördermittel drohen. 

Fazit 

• Der Zuschlag ist die Annahme des wirtschaftlichsten Vertragsangebots.  

• Mit dem Zuschlag kommt ein zivilrechtlicher Vertrag zwischen Auftraggeber und Bietendem über die ausgeschriebene Leistung zustande. 

• Mit dem bindenden Zuschlag endet das Vergabeverfahren. 

• Bietende haben drei Fristen zu beachten: Die Bewerbungsfrist, die Angebotsfrist und die Zuschlags- bzw. Bindefrist. 

• Während der Bindefrist können Angebote nicht mehr zurückgezogen oder geändert werden. 

• In der VOB/A existiert keine Formvorschrift für den Zuschlag. 

• In der VOL/A ist geregelt, dass der Zuschlag in Schriftform, in elektronischer Form oder mittels Telekopie erfolgt. 

• Zulagepositionen sind besondere Leistungen, die sich auf eine Normalposition beziehen. Abweichend zur Normalposition wird durch die Zulageposition ein Mehraufwand geltend gemacht. 

• Zulagepositionen sind in den DIN-Vorschriften zu den einzelnen Gewerken in der VOB/C – jeweils im Abschnitt 4.2 als besondere Leistungen – aufgeführt. 

• Werden Zuschüsse beziehungsweise Fördermittel gezahlt, haben Fördermittelempfänger die Vorschriften des Vergaberechts zu beachten, sodass in diesen Fällen auch nicht öffentliche Institutionen an das Vergaberecht gebunden sein können.