Dienstwagen und Fahrtenbuch: Beratungspflicht des Arbeitgebers?

Die Überlassung eines Dienstwagens auch zur privaten Nutzung führt zu verschiedenen steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten. Um kein Geld zu verschenken, müssen Beschäftigte allerdings selbst die notwendigen Maßnahmen ergreifen.

Privatnutzung ist einkommensteuerpflichtig

Diese Erfahrung musste der Speditionsleiter eines Logistik-Unternehmens machen. Der Mann war zugleich stellvertretender Niederlassungsleiter und durfte seinen Dienstwagen laut Arbeitsvertrag auch privat nutzen.

Nachdem solche Privatfahrten steuerlich einen geldwerten Vorteil darstellen, und damit grundsätzlich zum monatlichen, auf das Girokonto ausgezahlten Gehalt dazuzurechnen sind, muss dafür auch Lohn- bzw. Einkommensteuer gezahlt werden.

Der Beschäftigte erstellte daher eine Excel-Tabelle, um seine privaten und dienstlichen Fahrten auseinanderzuhalten. Auf Grundlage dieses Dokumentes errechnete die Firma schließlich seine Lohnsteuer und führte diese auch regelmäßig an das Finanzamt ab.

Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regel?

Als dem Unternehmen eine Außenprüfung bevorstand, wurde der Kläger zur Vorlage ordnungsgemäßer und handschriftlich geführter Fahrtenbücher aufgefordert. Der Beschäftigte reagierte darauf allerdings nicht.

Wie befürchtet erkannte das Finanzamt die einfache Excel-Tabelle nicht an und berechnete die Steuerlast stattdessen nach der sogenannten 1-Prozent-Methode. Dabei wird unabhängig von der tatsächlichen Aufteilung privater und geschäftlicher Fahrten pauschal ein Prozent des Bruttolistenneupreises als Privatnutzung versteuert.

Das kann im Einzelfall günstiger sein, als die Abrechnung nach Fahrtenbuch und ist zumindest mit weniger Aufwand verbunden. Im Fall des Klägers führte das allerdings für die Jahre 2009 und 2010 zu einer saftigen Steuernachzahlung von 2786,52 Euro.

Excel-Liste kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Das Geld hätte er gerne von seinem Arbeitgeber erstattet bekommen, schließlich hätte der sich seiner Meinung nach mit ihm über die Versteuerung des Dienstwagens abstimmen müssen. Innerhalb des Unternehmens seien „Fahrtenbücher“ immer per Excel-Tabellen geführt worden. Seine seien inhaltlich auch vollkommen korrekt. Eine weitere Aufklärung durch den Arbeitgeber sei nicht erfolgt.

Tatsächlich müssen Fahrtenbücher zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Entsprechende Vordrucke für handschriftliche Eintragungen gibt es im Handel. Auch elektronische Fahrtenbücher beispielsweise mithilfe eines Navigationsgeräts sind zulässig. Wichtig ist aber, dass die Daten nicht nachträglich verändert werden können, ohne dass dies zumindest erkennbar wäre. Einfache Excel-Tabellen können diese Voraussetzungen kaum erfüllen.

Letztlich liegt es im pflichtgemäßen Ermessen der Behörde, ob sie die Dateien dennoch als Nachweis anerkennt oder nicht. Im Fall des Klägers, der in vielen Monaten angeblich gar keine Privatfahrten unternommen hatte, durfte das Finanzamt wohl an den Tabellen zweifeln und die Anerkennung ablehnen. Steuerrechtlich ist also alles korrekt.

Arbeitgeber muss keine Steuerberatung leisten

Es bleibt die Frage nach einem Schadenersatzanspruch gegen den Arbeitgeber. Tatsächlich sind Arbeitnehmer und Arbeitgeber nach den §§ 241 II, 242 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) zur gegenseitigen Rücksichtnahme verpflichtet. Daraus kann sich im Einzelfall auch eine Pflicht des Arbeitgebers ergeben, bestimmte Hinweise oder Informationen an seine Beschäftigten zu geben.

Allerdings liegt die Entscheidung, ob nach Fahrtenbuch oder nach der 1-Prozent-Regel besteuert werden soll, grundsätzlich beim steuerpflichtigen Arbeitnehmer. Will der im Rahmen seiner privaten Steuererklärung die konkreten Wegstrecken angewandt sehen, muss er auch selbst dafür sorgen, dass er der Finanzverwaltung ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch vorlegen kann.

Eine Beratung, wie das konkret auszusehen hat, schuldet der Arbeitgeber ebenso wenig wie eine sonstige Steuerberatung. Die angefallene Einkommensteuernachzahlung bekommt der Beschäftigte dementsprechend von seinem Arbeitgeber auch nicht ersetzt.

Beschäftigte sollten sich im Zweifel rechtzeitig selbst informieren, welche Steuergestaltung für sie am günstigsten ist, und welche Voraussetzungen sie dafür erfüllen müssen.

(LAG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 26.11.2014, Az.: 4 Sa 395/14)

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