Was Sie über die Heizkostenabrechnung wissen müssen

Die Heizkostenabrechnung ist sowohl für Mieter als auch Vermieter wichtig, da sie dabei hilft, die tatsächlichen Heizkosten zu verstehen und fair aufzuteilen. Eine klare Abrechnung fördert zudem ein gutes Verhältnis zwischen beiden Parteien und minimiert potenzielle Streitigkeiten. 

Was sind Heizkosten und wie werden sie berechnet?

Heizkosten setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen, die sowohl den tatsächlichen Verbrauch als auch die Grundkosten für die Bereitstellung der Heizung umfassen. Zu den Bestandteilen gehören die Verbrauchskosten, die sich direkt nach dem individuellen Energieverbrauch richten, sowie die Grundkosten, die unabhängig vom Verbrauch anfallen und beispielsweise Wartungskosten, Abschreibungen und Grundgebühren umfassen können. 

Die Berechnung der Heizkosten erfolgt in der Regel auf Basis von festgelegten Abrechnungsverfahren. Die gängigsten Methoden sind die Verbrauchserfassung mittels Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler sowie die pauschale Abrechnung nach Wohnfläche. Bei der Verbrauchserfassung werden die tatsächlich verbrauchten Einheiten von Wärmeenergie gemessen und entsprechend den individuellen Verbrauchern zugeordnet. Die pauschale Abrechnung hingegen erfolgt auf Basis vorab festgelegter Kostenanteile, die auf die Mieter entsprechend ihrer Wohnfläche umgelegt werden. 

Welche Rolle spielt die Heizkostenverordnung?

Die Grundsätze zur Behandlung der Heizkosten im Mietrecht werden maßgeblich durch die Bestimmungen der Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten, bekannt als Heizkostenverordnung (kurz: HeizkostenV oder HeizkV), beeinflusst. Die Heizkostenverordnung wurde im Rahmen des Energieeinsparungsgesetzes erlassen, um den Energieverbrauch bei der Gebäudeheizung und Warmwasserbereitung zu verringern. Dies wird durch die obligatorische Einführung einer Abrechnung basierend auf dem Verbrauch angestrebt. 

Die Heizkostenverordnung definiert unter anderem, welche Kosten in die Heizkostenabrechnung einbezogen werden dürfen und wie diese gerecht auf die Mieter verteilt werden sollen. Sie legt auch die genauen Anforderungen für die Erfassung und Abrechnung des Heiz- und Warmwasserverbrauchs fest, um eine transparente und gerechte Kostenaufteilung zu gewährleisten.  

Die Einhaltung der Heizkostenverordnung ist für Vermieter verpflichtend und bietet ihnen klare Leitlinien für die Abrechnung der Heizkosten. Durch die Einhaltung dieser Vorschriften können Vermieter und Mieter nicht nur Kosten sparen, sondern damit auch einen Beitrag zum Umweltschutz leisten.  

Ist die Heizkostenverordnung auf Mietverhältnisse beschränkt? 

Der Anwendungsbereich der Heizkostenverordnung erstreckt sich über Mietverhältnisse hinaus. Die HeizkV regelt generell die Verteilung der Heiz- und Warmwasserkosten auf eine Vielzahl von Nutzern, darunter gewerbliche Mieter, Pächter, Wohnungseigentümer sowie Wohn- oder Nutzungsberechtigte.  

Diese Nutzer werden entweder von einer zentralen Anlage mit Heizenergie und Warmwasser versorgt oder erhalten eine eigenständige gewerbliche Wärme- und Warmwasserlieferung, wie z. B. Fernwärme gemäß § 1 der Heizkostenverordnung. Die Verantwortung für die Verteilung liegt in der Regel beim Gebäudeeigentümer, der oft auch der Vermieter ist. 

Heizkostenabrechnung mit Heizkostenverteiler und Wärmemengenzähler

Mieter erhalten jährlich ihre Heizkostenabrechnung. Gemäß den gesetzlichen Vorgaben ist der Vermieter dazu verpflichtet, den Heizverbrauch zu erfassen und auf dieser Grundlage eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu erstellen. Dafür sind Erfassungssysteme in allen Wohnungen oder an den Heizkörpern vorgesehen.  

Diese Systeme werden als Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler bezeichnet. Die Heizkostenabrechnung mit Wärmemengenzähler ist also der Standardfall. 

Heizkosten abrechnen ohne Zähler – ist das zulässig?

Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass Heizkosten in der Regel verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen. Gemäß § 2 der Heizkostenverordnung haben die Vorschriften der Verordnung grundsätzlich auch Vorrang vor vertraglichen Vereinbarungen. Allerdings gibt es Ausnahmefälle, in denen eine Umlage der Heizkosten auch ohne Erfassung des Verbrauchs durch installierte Geräte erlaubt ist. Die Ausnahmefälle sind in § 11 HeizkV aufgelistet.  

Beispielsweise kann die Heizkostenabrechnung ohne Zähler bei Passiv-/Niedrigenergiehäusern mit einem jährlichen Heizwärmebedarf von weniger als 15 kW/m² erfolgen. Eine weitere wichtige Ausnahme besteht, wenn die Anbringung von Messgeräten zur Verbrauchserfassung unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen würde, die nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums durch eingesparte Energiekosten ausgeglichen werden können. 

Bis wann muss die Heizkostenabrechnung vorgelegt werden?

Gemäß § 556 Abs. 3 S. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) muss der Vermieter dem Mieter die Abrechnung der Heizkosten bis zum Ende des 12. Monats nach dem Abschluss des Abrechnungszeitraums vorlegen (sogenannte Abrechnungsfrist). Gemäß § 556 Abs. 3 S. 3 BGB gilt dies auch für die Abrechnung von Warmwasserkosten. Die Frist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums, der im Mietvertrag festgelegt ist. 

Welche Kosten sind in der Heizkostenabrechnung enthalten?

Die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten wird durch die Bestimmungen der §§ 6 bis 9 der Heizkostenverordnung geregelt. Die formalen und inhaltlichen Anforderungen an die Abrechnung sind zudem in den §§ 259, 556 und 556a BGB festgelegt. Aufgrund der teilweise komplexen Berechnungsvorgaben der Heizkostenverordnung ist es für Vermieter jedoch mit einem erheblichen Arbeits- und Zeitaufwand verbunden, eine korrekte Abrechnung zu erstellen. 

Die Heizkostenverordnung legt in § 7 Abs. 2 fest, welche Kosten in einer typischen Heizkostenabrechnung berücksichtigt werden können. Dazu gehören: 

• Kosten für verbrauchte Brennstoffe und deren Lieferung 

• Kosten für Betriebsstrom 

• Aufwendungen für die Bedienung, Überwachung und Wartung der Anlage 

• Ausgaben für regelmäßige Prüfungen der Betriebsbereitschaft und -sicherheit der Anlage, einschließlich Reinigung und Einstellung durch Fachkräfte 

• Kosten für Messungen gemäß dem Bundes-Immissionsschutzgesetz (BImSchG) 

• Ausgaben für die Anmietung oder andere Formen der Nutzung von Ausstattungen zur Verbrauchserfassung 

• Kosten für die Nutzung von Ausstattungen zur Verbrauchserfassung, einschließlich Eichung, Berechnung, Aufteilung und Bereitstellung von Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen 

Wie erfolgt die Verteilung der Heizkosten auf die Mieter?

Bei der Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten wird zwischen Grundkosten und Verbrauchskosten unterschieden. Neben dem Verbrauch, der durch die an den Heizkörpern installierten Heizkostenverteiler erfasst wird, müssen auch die Ablesewerte von Messeinrichtungen an den Steigleitungen berücksichtigt werden, sofern vorhanden. Diese dienen jedoch nicht allein als Grundlage für die Kostenverteilung. Da ein Teil der Kosten, wie beispielsweise Leitungsverluste und Aufwendungen für Bedienung, Pflege, Wartung und Reinigung, unabhängig vom individuellen Verbrauch entsteht, gibt es auch verbrauchsunabhängige Grundkosten, die verteilt werden müssen.

Die Heizkostenverordnung legt in § 6 fest, dass der Gebäudeeigentümer die Kosten für die Versorgung mit Wärme und Warmwasser auf die einzelnen Nutzer verteilen muss. Ein Anteil von mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent der Kosten muss nach dem individuellen Verbrauch verteilt, also verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die restlichen 30 bis 50 Prozent fallen unter die verbrauchsunabhängigen Grundkosten und sind gemäß einem festen Maßstab nach Wohnfläche oder Nutzfläche aufzuteilen. Die Verteilung sollte bereits im Mietvertrag geregelt werden. Diese gesetzlichen Maßstäbe zur Verteilung der Heizkosten gelten aber nur für bestimmte Gebäude. 

Heizkostenabrechnung 30/70 oder 50/50: Was ist besser? 

Vermieter stehen oft vor der Entscheidung, ob sie bei der Heizkostenabrechnung lieber auf ein Verhältnis von 30/70 oder 50/50 setzen sollen. In der Regel wird geraten, ein Verhältnis von 50 % Grundkosten und 50 % Verbrauchskosten zu wählen. Ein zu dominanter Anteil an Verbrauchskosten kann besonders in modernen, energieeffizienten Gebäuden zu erheblichen Diskrepanzen innerhalb der Bewohnerschaft führen, was von vielen Mietern als undurchsichtig empfunden wird. 

Was kann ein Mieter tun, wenn er Zweifel an der Heizkostenabrechnung hat?

Bei Zweifeln an der Heizkostenabrechnung gibt es einige Tipps für Sie als Mieter, wie Sie Ihre Abrechnung prüfen können: 

• Gründliche Prüfung der Abrechnung: Gehen Sie die Heizkostenabrechnung sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass alle Kostenposten korrekt aufgeführt sind und die Berechnungsmethoden gemäß den gesetzlichen Vorgaben angewendet wurden. 

• Überprüfung der Verbrauchswerte: Sie können die Verbrauchswerte auf der Abrechnung mit ihrem eigenen Verbrauch vergleichen. Dazu können Sie beispielsweise ihre eigenen Zählerstände notieren und mit den in der Abrechnung angegebenen Werten abgleichen. 

• Kontakt mit dem Vermieter: Bei Unstimmigkeiten oder Unklarheiten sollten Sie zunächst den Vermieter oder die Hausverwaltung kontaktieren und um eine Erklärung bitten. Der Vermieter ist verpflichtet, alle Fragen des Mieters zur Heizkostenabrechnung zu beantworten, Unterlagen zur Einsicht bereitzuhalten und gegebenenfalls Fehler zu korrigieren. 

• Hinzuziehen eines Experten: Falls Sie weiterhin Zweifel an der Abrechnung haben oder sich mit dem Vermieter nicht einigen können, können Sie einen unabhängigen Experten wie beispielsweise einen Rechtsanwalt für Mietrecht oder einen Energieberater hinzuziehen. Dieser kann die Abrechnung überprüfen und Ihnen bei weiteren Schritten helfen. 

• Fristen beachten: Als Mieter sollten Sie darauf achten, die Zwölfmonatsfrist für die Überprüfung und gegebenenfalls die Beanstandung der Heizkostenabrechnung nicht zu verpassen.  

Wann ist ein Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung sinnvoll?

Wenn Sie die Berechnung der Heizkosten und/oder Warmwasserkosten in der vorliegenden Abrechnung nicht nachvollziehen können, ist es sinnvoll, schriftlich Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung beim Vermieter einzulegen. Fordern Sie dabei Einsichtnahme in die zugrunde liegenden Belege, Unterlagen und Rechnungen an. Gemäß der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH, Urteil vom 07.02.2018 – Az. VIII ZR 189/17) haben Mieter das Recht, die entsprechenden Unterlagen einzusehen. Sie können auch um Terminvorschläge zur Einsichtnahme oder um die Zusendung von Kopien bitten, sofern Sie die Kosten dafür übernehmen.  

Die gesetzliche Frist für einen Widerspruch beträgt zwölf Monate ab Erhalt der Abrechnung. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Beanstandung der Abrechnung nicht mehr möglich.