Top 15: Die häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung

Mieter fürchten sie – die Betriebskostenabrechnung – und die damit eventuell verbundene Nachzahlung. Deshalb sollten Mieter die Abrechnung genauestens auf Fehler überprüfen, denn nicht jede Betriebskostenabrechnung ist rechtmäßig. Vielleicht hat der Vermieter falsche Betriebskosten abgerechnet? Oder hat er die Abrechnung zu spät zugestellt?

Fehler #1: Keine schriftliche Vereinbarung im Mietvertrag

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist festgelegt, dass der Vermieter für die Betriebskosten aufkommen muss. Jedoch sieht das Gesetz auch vor, dass der Vermieter die Betriebskosten auf den Mieter umlegen kann. Hierfür muss er dies schriftlich im Mietvertrag festlegen, ansonsten muss der Mieter keine Betriebskosten zahlen. Es reicht aber bereits aus, dass im Mietvertrag steht, dass der Mieter die Betriebskosten zu tragen hat. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung oder auf den Betriebskostenkatalog (§ 2 BetrKV) muss nicht erfolgen.

Fehler #2: Vorauszahlung oder Pauschale nicht vertraglich geregelt

Wenn keine Vorauszahlung oder Pauschale für die Nebenkosten im Mietvertrag vereinbart wurde, wird nur die sogenannte Bruttomiete geschuldet. Diese beinhaltet die Grundmiete samt Nebenkostenanteilen. Dabei ist von einer Bruttowarmmiete auszugehen, wenn der Vertrag keine Hinweise auf zusätzlich zu zahlende Heiz- und Warmwasserkosten enthält. Existiert ein Hinweis, liegt vermutlich eine Bruttokaltmiete vor. In diesem Fall muss der Vermieter Heiz- und Warmwasserkosten separat abrechnen.

Fehler #3: Falsche Abrechnung der umlagefähigen Kosten 

Der Gesetzgeber hat in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) bestimmt, dass Nebenkosten die Kosten sind, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück und durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, der Anlagen, des Grundstücks und der Einrichtungen laufend entstehen.

Dabei wird zwischen den warmen und kalten Betriebskosten unterschieden. Die warmen Betriebskosten betreffen Heizung und Warmwasser ebenso wie deren Reinigung und Wartung. Diese Kosten müssen zudem zu mindestens 50 % bis maximal 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Alle anderen Kostenarten zählen zu den kalten Betriebskosten.

Laut § 2 Betriebskostenverordnung gehören insbesondere folgende Kostenarten zu den umlagefähigen Betriebskosten:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung
• Entwässerung
• Heizung
• Warmwasser
• Betrieb & Wartung der zentralen Heizungsanlage und Abgasanlage
• Betrieb & Wartung der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
• Betrieb & Wartung des Personen- und Lastenaufzugs
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude bzw. die Wohnung
• Hausmeister bzw. Hauswart
• Gemeinschafts-Antennenanlage bzw. Verteileranlage
• Einrichtungen für Wäschepflege
• Sonstige Betriebskosten

Stehen im Mietvertrag nur einzelne, konkrete Betriebskostenpunkte, darf der Vermieter auch nur diese umlegen. 

Fehler #4: Nicht umlagefähige Kosten wurden abgerechnet

Der Vermieter kann lediglich die laufenden Betriebskosten auf die Mieter umlegen. Die sogenannten nicht umlagefähigen Kosten sind ausgenommen. Hierzu gehören:

• Verwaltungskosten
• Instandhaltungskosten
• Instandsetzungskosten
• Kreditzinsen

Die Kosten für eine Notfallbereitschaft des Hausmeisters müssen Mieter nicht zahlen. Diese Kosten zählen laut einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs (BGH) zu den Verwaltungskosten und dürfen somit nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Fehler #5: Abweichung bei den „sonstigen Betriebskosten“ 

In der Betriebskostenverordnung ist auch der Punkt „sonstige Betriebskosten“ aufgeführt. Hier kann der Vermieter nicht einfach beliebige Kosten abwälzen, sondern muss diese vorab im Mietvertrag definieren. In der Vergangenheit haben Gerichte folgende Aufwendungen als „sonstige Betriebskosten“ anerkannt:

• Dachrinnenreinigung
• Wartung und Prüfung von Feuerlöschern, Pumpen, Sprinkleranlagen und Löschanlagen
• Prüfung von Blitzableiteranlagen
• Pförtnerkosten
• Betrieb eines Schwimmbades

Wurde keine entsprechende Vereinbarung getroffen, kann der Vermieter diese Kosten nicht abrechnen.

Fehler #6: Falscher Abrechnungszeitraum

Rechnet der Vermieter die Betriebskosten ab, darf er das nur für einen Zeitraum von 12 Monaten. Wann der Abrechnungszeitraum beginnt, ist dem Vermieter überlassen. Besonders bei neuen Mietern greifen Vermieter oft auf diesen Freiraum zurück. Wenn z. B. der Mieter im Oktober eingezogen ist, verwenden sie einen Zeitraum von Oktober bis Dezember. Selbstverständlich dürfen Vermieter aber nur die Kosten berechnen, die auch im Abrechnungszeitraum angefallen sind.

Fehler #7: Abrechnungsfrist wurde nicht eingehalten

Gemäß § 566 Abs. 3 BGB ist geregelt, dass die Abrechnung spätestens nach Ablauf des 12. Monats (Abrechnungsfrist) nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter vorliegen muss. Vermieter sollten die Abrechnung per Einschreiben verschicken, damit sie einen entsprechenden Nachweis haben. Denn wurde diese Frist nicht eingehalten und der Vermieter hat die Verspätung verschuldet, muss der Mieter die Betriebskosten nicht bezahlen. 

• Beispiel: Ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr, muss die Betriebskostenabrechnung für das Gesamtjahr 2019 spätestens bis zum 31.12.2020 dem Mieter zugegangen sein. 

Nebenkostenabrechnung Verjährung – Frist beträgt drei Jahre.

Fehler #8: Mindestangaben fehlen

Der Anspruch des Vermieters auf eine Nachzahlung besteht nur dann, wenn er dem Mieter eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung vorlegt. Dabei muss der Vermieter bestimmte Mindestangaben einhalten:

• Bezeichnung des Objekts, für das die Abrechnung erstellt wurde
• Benennung des Abrechnungszeitraums
• Zusammenstellung der Gesamtkosten für jede Kostenart
• Verteilerschlüssel
• Berechnung des Mieteranteils
• Verrechnung der Vorauszahlungen

Genügt die Betriebskostenabrechnung diesen Angaben nicht, ist sie mietrechtlich formell unwirksam. Der Mieter kann die fehlerhafte Abrechnung zurückweisen und muss erst mal nichts bezahlen. Mieter müssen ihre Einwendungen dazu innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung gegenüber dem Vermieter erheben. Der Vermieter hat nun die Möglichkeit, eine komplett neue Abrechnung vorzulegen.

Fehler #9: Leerstand wurde nicht berücksichtigt

Es kann immer wieder vorkommen, dass Wohnungen einige Zeit nicht genutzt wird. Die für den Leerstand anfallenden Kosten darf der Vermieter nicht einfach auf die anderen Mieter umlegen. Vielmehr muss zwischen Vermietern und Mietern ein gerechter Ausgleich stattfinden. Je höher der Leerstand ist, desto mehr muss der Vermieter dem Mieter entgegenkommen. Eventuelle Klauseln im Mietvertrag, in denen die Verteilung der Nebenkosten sich nach dem Anteil der Wohnfläche an der jeweils vermieteten Gesamtfläche richtet, sind unwirksam. Bezugspunkt muss vielmehr die Gesamtfläche aller Mietwohnungen sein, auch wenn diese gerade nicht vermietet sind.

Fehler #10: Reparaturkosten werden umgelegt

Gemäß der Betriebskostenverordnung können Wartungskosten sowie Stromkosten für den Betrieb für Heizanlagen auf den Mieter umgelegt werden. Muss der Aufzug oder die Anlage jedoch repariert werden, kann der Vermieter diese Reparaturkosten nicht auf den Mieter umlegen. Manche Vermieter versuchen jedoch Reparaturkosten als Wartungskosten oder Stromkosten als Allgemeinstrom abzurechnen, der nur einzelnen Mietern zugutekommt, z. B. nur den Nutzern der Tiefgarage. Achten Sie auf ungewöhnliche hohe Beträge und fragen Sie ggf. nach entsprechenden Nachweisen.

Fehler #11: Nicht umlagefähige Kosten wurden in der Abrechnung erfasst

Die Kosten für Strom, Bedienung, Beaufsichtigung und Überwachung von Aufzügen oder auch Gebäuden (Videoüberwachung) dürfen als Betriebskosten umgelegt werden. Gibt es allerdings einen Wartungsvertrag und sind in diesem Vertrag Verwaltungskosten, Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten enthalten, muss der Vermieter diese Kosten aus der Abrechnung herausrechnen. Verlangen Sie bei ungewöhnlich hohen Positionen eine Belegeinsicht.

Fehler #12: Die Wirtschaftlichkeit der Abrechnung wurde nicht eingehalten

In § 556 BGB ist ebenfalls geregelt, dass der Vermieter bei den Betriebskosten auf die Wirtschaftlichkeit zu achten hat. Er kann und darf somit nicht wahllos das Geld aus dem Fenster werfen, sondern muss Angebote einholen und Preise vergleichen. Auch sollte er keine unnötigen Versicherungen abschließen, überhöhte Personalkosten verursachen oder überflüssige Anschaffungen tätigen. Mieter können zur Überprüfung die Unterlagen des Vermieters einsehen. Ob die Höhe einzelner Nebenkosten angemessen ist, können sie zudem mithilfe eines Betriebskostenspiegels abschätzen.

Fehler #13: Mieter erhält keine Betriebskostenabrechnung

Haben Sie keine Abrechnung erhalten? Dann könnte es sein, dass die bereits geleistete Vorauszahlung höher ist und Sie eigentlich ein Guthaben angesammelt haben. Dieses Guthaben muss der Vermieter nach der Abrechnung nämlich zurückzahlen. Verlangen Sie auf jeden Fall eine Abrechnung. Nur so sehen Sie, ob Sie eine Rückzahlung erhalten würden. 

Fehler #14: Vermieter hat umlagefähige Rechnung übersehen

Vergisst der Vermieter eine umlagefähige Rechnung und hat der Mieter die eventuelle Nachforderung noch nicht bezahlt, kann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung noch korrigieren. Auch, wenn die fehlerhafte Abrechnung dem Mieter bereits zugestellt wurde. Die korrigierte Nebenkostenabrechnung muss allerdings ebenfalls innerhalb der zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Hat der Mieter die Nachzahlung allerdings bereits beglichen, gilt die Aufstellung als anerkannt und eine Nachforderung ist nicht mehr möglich.

Fehler #15: Kosten für Gewerberäume wurden nicht abgezogen

Im Erdgeschoss ein Geschäft und darüber Mietwohnungen – gerade in Innenstädten gibt es viele solcher Wohn- und Geschäftshäuser. Da Gewerbebetriebe regelmäßig höhere Betriebskosten (Strom, Wasser, Müll, Grundsteuer) erzeugen, muss die Abrechnung den Gewerbeanteil getrennt ausweisen, wenn Mieter dadurch 15 Prozent mehr Betriebskosten zu zahlen haben. 

(COL)