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Aufbewahrungsfristen - was Sie wissen und beachten müssen!

  • 4 Minuten Lesezeit
Aufbewahrungsfristen - was Sie wissen und beachten müssen!

Inhaltsverzeichnis

  1. Die wichtigsten Fakten
  2. Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
  3. Die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen von Privatpersonen
  4. Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten für Privatpersonen?
  5. Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente von Gewerbetreibenden
  6. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für einen Kaufmann?
  7. Welche Konsequenzen hat ein Verstoß gegen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht?

Die wichtigsten Fakten

  • Die Aufbewahrungsfrist beschreibt im Allgemeinen den zeitlichen Rahmen, in dem aufbewahrungspflichtige Dokumente bzw. Unterlagen archiviert werden sollten.
  • Grundsätzlich ist zwischen Aufbewahrungsfristen für Unterlagen von Gewerbetreibenden und von Privatpersonen zu unterscheiden.
  • Für Unternehmen ist gesetzlich vorgeschrieben, dass sie geschäftsrelevante Unterlagen zehn Jahre aufbewahren müssen. Der Zweck davon ist, dass das Finanzamt auf Geschäftsunterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung zugreifen kann.
  • Eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt ebenso für selbstständig Tätige.
  • Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gibt es, wenn diese als Angestellte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr verdienen.
  • Darüber hinaus existiert für Privatpersonen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Handwerkerrechnungen, wie in § 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt ist.
  • Die Aufbewahrungsfristen beginnen grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres.
  • Es ist stets empfehlenswert, von jedem wichtigen Dokument eine Kopie anzufertigen und diese separat vom Original aufzubewahren. Eine Alternative ist das Scannen und anschließende digitale Ablegen der Unterlagen.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Prinzipiell beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen angefertigt bzw. empfangen wurden. Die Frist endet nach dem Ablauf der entsprechenden Frist mit dem Jahresende.

Die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen von Privatpersonen

Für Privatpersonen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für ihre Dokumente. Einige sollten ein Leben lang aufbewahrt werden, andere wiederum lediglich zwei bis drei Jahre.

AufbewahrungsfristArt der Unterlagen
2 JahreKaufverträge, Kassenbons, Handwerkerrechnungen, Rechnungen von Anwälten, Notaren und Ärzten
3 JahreÜbergabeprotokolle, alte Mietverträge, Quittungen über die gezahlte Kaution
4 JahreBankunterlagen in Form von Kontoauszügen und Überweisungen
6 JahreSteuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen von steuerpflichtigen Personen mit einer Summe von positiven Einkünften über eine halbe Million Euro im Jahr
30 JahreKreditunterlagen, Mahnbescheide, Gerichtsurteile, Prozessakten
für die gesamte GebrauchsdauerBelege und Nachweise für die Hausratversicherung bezüglich Schmuck, Möbel oder Elektronik
für die gesamte LaufzeitUnterlagen zu Finanzprodukten wie Lebensversicherung und Tagesgeld Versicherungsunterlagen für entsprechende Policen
mindestens bis zur RenteArbeitsverträge, Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Kündigungen und weitere Unterlagen, die den beruflichen Werdegang belegen.
ein Leben langStandesamtliche Urkunden, wie Geburtsurkunden, Taufscheine, Sterbeurkunden von Familienmitgliedern und Heiratsurkunden Familienstammbücher ärztliche Gutachten Schul- bzw. Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse, Ausbildungsurkunden und Weiterbildungsnachweise Nachweise über bestehendes Wohneigentum

Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten für Privatpersonen?

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unterlagen gibt es für Privatpersonen nur, wenn diese zu den sogenannten Vielverdienern zählen. Das bedeutet, diese Arbeitnehmer verdienen mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr. Dann gilt für sie eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, wie in § 147a Abgabenordnung (AO) festgesetzt ist.

Darüber hinaus existiert für Privatpersonen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren für Rechnungen, die sie im Zusammenhang mit einem Grundstück erhalten haben, wie beispielsweise eine Handwerkerechnung. Dies ist in § 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Hintergrund ist die Bekämpfung von Schwarzarbeit.

Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente von Gewerbetreibenden

Grundsätzlich ist die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen nicht nur im Steuerrecht, sondern auch im Handelsrecht geregelt.

In der Abgabenordnung (AO) sind steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen festgelegt. § 141 AO legt fest, dass ab einem Umsatz von 600.000 Euro bzw. ab einem Gewinn von 60.000 Euro jährlich eine Buchführungspflicht für Gewerbetreibende besteht.

Des Weiteren gibt es eine handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht, die im Handelsgesetzbuch (HGB) definiert ist.

Darüber hinaus existieren branchenspezifische Aufbewahrungspflichten für Unterlagen beispielsweise der Lebensmittelproduktion, öffentlichen Verwaltung, Telekommunikation sowie des Bauwesens.

Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren

Arbeitgeber haben die Pflicht, die Arbeitszeiten von Arbeitnehmern zu dokumentieren, die geringfügig beschäftigt sind und dem gesetzlichen Mindestlohn unterliegen. Geregelt ist dies in § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG). Für diese Aufzeichnungen gilt eine zweijährige Aufbewahrungspflicht.

Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren

Eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht gilt für folgende Geschäftsunterlagen:

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Geschäfts- und Handelsbriefe
  • Unterlagen, die für die Besteuerung bedeutend sind.

Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren

In § 147 AO ist festgelegt, welche Unterlagen und Dokumente einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Dazu zählen unter anderem:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Handelsbücher
  • Lageberichte
  • Inventare
  • Buchungsbelege, wie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, Quittungen, Lohn- und Entgeltabrechnungen, Steuerbescheide, Reisekostenabrechnungen

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für einen Kaufmann?

In § 257 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) ist geregelt, an welche Aufbewahrungsfristen von Unterlagen sich Kaufleute halten sollten. Dazu zählen unter anderem:

  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Handelsbücher
  • empfangene Handelsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
  • Belege für Buchungen
  • Inventare

Welche Konsequenzen hat ein Verstoß gegen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht?

Ein Gewerbetreibender verstößt grundsätzlich gegen seine Aufbewahrungspflicht, wenn er aufbewahrungspflichtige Dokumente beschädigt, vernichtet oder auch verheimlicht, bevor deren entsprechende Frist abgelaufen ist.

Wird die Aufbewahrungspflicht missachtet, geht damit gleichzeitig der Verstoß gegen die sogenannte Buchführungspflicht einher, die in § 283b Strafgesetzbuch (StGB) definiert ist. Somit können ordnungswidrigkeitsrechtliche und steuerstrafrechtliche Folgen drohen.

Zunächst kann es zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, das heißt Umsätze und Gewinne, durch die Finanzbehörden kommen. Als mögliche Straftatbestände können beispielsweise auch Steuerhinterziehung und Steuergefährdung infrage kommen, die gegebenenfalls mit einer Freiheits- oder mit einer Geldstrafe geahndet werden.  

Foto(s): ©Pixabay/Geisteskerker

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