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Urkunde - Was Sie wissen und beachten müssen!

Was ist eine Urkunde?

Der Begriff stammt vom altdeutschen „urchundi“ ab, was so viel wie „Erkenntnis“ bedeutet. Eine Urkunde ist eine schriftlich festgehaltene Erklärung über eine bestimmte Tatsache. Häufig ist eine Urkunde beglaubigt. Dann spricht man von einer Beurkundung.

Insbesondere öffentliche Urkunden dienen dazu, Tatsachen zu beweisen. Sie werden in der Regel von einer Behörde ausgestellt. Doch nicht nur Schriftstücke können als Urkunden gelten. Als Urkunde zählen z. B. auch Zeichen (etwa Schriftzeichen) und Aufzeichnungen (auf Datenträgern).

Private Urkunde vs. öffentliche Urkunde

Es gibt verschiedenste Arten von Urkunden. Im Allgemein wird insbesondere unterschieden zwischen privaten Urkunden und öffentlichen Urkunden. Wichtig ist die Unterscheidung vor allem dafür, welche Beweiskraft die Urkunde hat.

Öffentliche Urkunden müssen immer beurkundet werden. Die Beurkundung kann durch einen Notar, eine öffentliche Behörde oder eine Person öffentlichen Glaubens (z. B. Konsul) erfolgen. Eine öffentliche Urkunde, die auch notarielle Urkunde genannt wird, dient i. d. R. als Beweis für die Tatsache, die beurkundet wurde, z. B. einen Vertragsschluss oder eine Eheschließung.

Private Urkunden stammen von einem privaten Aussteller. Sie werden also nicht von einer öffentlichen Behörde oder einem Notar angefertigt. Aus diesem Grund besitzen sie eine niedrigere Beweiskraft als öffentliche Urkunden.

Ein Sonderfall sind ausländische Urkunden. Urkunden, die im Ausland angefertigt wurden, müssen in Deutschland durch einen Konsul des Bundes legalisiert werden. Im Zweifelsfall muss ein Gericht individuell entscheiden, ob eine Urkunde in Deutschland als solche anerkannt wird. Mit der Legalisierung wird die ausländische Urkunde einer inländischen ebenbürtig.

Wichtige Urkunden

Es gibt Urkunden, denen wohl jeder einmal im Leben begegnen wird. Dazu gehört z. B. die Geburtsurkunde. Häufig gebraucht werden auch eine Heiratsurkunde, eine Sterbeurkunde, ein Testament oder ein Staatsbürgerschaftsnachweis.

Beim Hauskauf sind ebenso Urkunden notwendig, etwa der Grundstückskaufvertrag oder der amtliche Grundbuchausdruck. Im wirtschaftlichen Bereich werden dem ein oder anderen weitere Urkundenformen über dem Weg laufen, z. B. Wertpapiere, amtliche Handelsregisterausdrucke oder Gründungsurkunden.

Notarielle Beurkundung – wofür braucht man das?

Bei der notariellen Beurkundung handelt es sich um eine bestimmte Form einer Urkunde. Bei diesen Urkunden reicht es für ihre Verwendung nicht aus, dass sie öffentlich von einem Notar oder einer Behörde erstellt wurden. Sie müssen dann zusätzlich beurkundet werden. Die Beurkundung ist die strengste gesetzliche Formvorschrift.

Notwendig ist eine Beurkundung für Rechtsgeschäfte, die besonders risikoreich oder rechtlich kompliziert sind. Sinn und Zweck davon ist es, diese Risiken auszuschließen und dank der Beteilung eines Notars die Beteiligten gleichzeitig zu beraten.

Zu den Urkunden, die eine Beurkundung benötigen, gehören:

  • Grundstückskaufvertrag
  • Verpflichtung zur vollständigen Vermögensübertragung
  • Schenkungsversprechen
  • Ehevertrag
  • Verfügung über einen Erbteil
  • öffentliches Testament
  • Erbvertrag
  • Erbverzichtsvertrag
  • Erbschaftskauf
  • Abtretung/Verpfändung von Gesellschaftsanteilen an einer GmbH

Wie läuft die Beurkundung ab?

Der Ablauf einer Beurkundung ist gesetzlich festgelegt. Die Vorschriften dazu finden sich im Beurkundungsgesetz (BeurkG).

Alle Beteiligten müssen persönlich beim Notar anwesend sein. Die Urkunde muss schriftlich vorliegen und den Beteiligten vom Notar vorgelesen werden. Diese müssen den Inhalt genehmigen. Abschließend müssen die Beteiligten und der Notar eigenhändig unterschreiben.

Beglaubigung vs. Beurkundung – was ist der Unterschied?

Bei der Beglaubigung handelt es sich um eine Form der Beurkundung. Der Notar bestätigt dabei jedoch lediglich die Echtheit der Unterschrift, also dass derjenige, mit dessen Namen die Urkunde unterzeichnet wurde, sie auch tatsächlich ausgestellt hat und dazu berechtigt war.

Urkundenfälschung – welche Strafen drohen?

Die Urkundenfälschung ist gemäß § 267 Strafgesetzbuch (StGB) strafbar. Als Urkundenfälschung zählt es, wenn man zur Täuschung

  • eine unechte Urkunde herstellt,
  • eine echte Urkunde verfälscht oder
  • eine unechte bzw. verfälschte Urkunde benutzt.

Als Strafe kommt eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren in Betracht. In besonders schweren Fällen droht eine Freiheitsstrafe zwischen sechs Monaten und zehn Jahren. Auch der reine Versuch der Urkundenfälschung ist strafbar.

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