Zielvereinbarung: So bereiten Sie sich auf ein Zielvereinbarungsgespräch vor

Die Zielvereinbarung ist dazu da, gemeinsame Ziele zwischen einem Arbeitgeber beziehungsweise einer Führungskraft und dem Arbeitnehmer festzulegen. Sie ist damit ein bedeutender Bestandteil im Arbeitsalltag. Im Zielvereinbarungsgespräch definieren die Parteien, welche Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum zu erfüllen sind und welche Befähigungen und Fertigkeiten dazu benötigt werden.  

In diesem Ratgeberartikel erfahren Sie alles Wichtige über die Zielvereinbarung. Es werden die Vorteile aufgezeigt, typische Beispiele für Zielvereinbarungen vorgestellt und die wichtigsten arbeitsrechtlichen Grundlagen erläutert. 

Zielvereinbarung: Was ist das?

Unter einer Zielvereinbarung versteht man eine Übereinkunft zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie ist ein wichtiges Mittel zur Steuerung und Koordination von Aufgaben und Zielen im Unternehmen oder in einem Arbeitsteam, also kurz gesagt: ein Führungsinstrument.  

Es werden in der Zielvereinbarung bestimmte Ziele zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer verabredet und deren Erreichung im Anschluss regelmäßig überprüft. Im Ergebnis soll die Zielvereinbarung dafür sorgen, dass sich die Leistungen des Unternehmens beziehungsweise eines Arbeitsteams kurz- oder langfristig verbessern. Zugleich dient eine sinnvolle Zielvereinbarung dazu, durch eine zielorientierte Zusammenarbeit die Motivation der Arbeitnehmer zu steigern. 

Zielvereinbarungsgespräch: Diese Schritte sind zu beachten

Das Zielvereinbarungsgespräch ist eine wichtige Grundlage für den Abschluss einer Zielvereinbarung. Deshalb ist es sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer sinnvoll, dieses sorgfältig und gewissenhaft vorzubereiten. Diese Schritte sollten beim Zielvereinbarungsgespräch beachtet werden: 

Vorbereitung 

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten gut und ausreichend vorbereitet in das Zielvereinbarungsgespräch gehen. Vor dem Gespräch sollten sich alle Parteien der Vereinbarung Gedanken über die zu steckenden Ziele und nötigen Aufgaben machen. Wird zur Vorbereitung eine Vorlage für die Zielvereinbarung hinzugezogen, ist dies erfahrungsgemäß sehr hilfreich. 

Definition der Ziele  

Entscheidend ist, dass die zu vereinbarenden Ziele möglichst genau und bestenfalls messbar in der Zielvereinbarung festgelegt werden. In der Praxis hilft hierbei die bewährte SMART-Formel. Das heißt, die Ziele sollen „smart“ definiert und formuliert werden. Nur so wird die richtige Grundlage für eine erfolgreiche Zielvereinbarung geschaffen. Der Begriff SMART steht dabei für die fünf Buchstaben: S wie „spezifisch“, M wie „messbar“, A wie „akzeptiert“, R wie „realistisch“ und T wie „terminiert“. 

Aufgaben und Kompetenzen 

Alle wesentlichen Aufgaben, deren Erledigung erforderlich ist, um die vereinbarten Ziele zu erreichen, sollten im Zielvereinbarungsgespräch besprochen und klar definiert werden. Nicht vergessen werden darf dabei, auch die dafür benötigten Kompetenzen herauszustellen und festzulegen. 

Zielvereinbarung 

Selbstverständlich müssen im Gespräch die zu vereinbarenden Ziele und Aufgaben zwischen dem Arbeitgeber und seinem Arbeitnehmer klar, realistisch und erreichbar besprochen werden. Für den Erfolg entscheidend ist dabei, dass auch der Zeitraum und feste Termine für die Überprüfung der Zielerreichung definiert werden. 

Dokumentation 

Es gibt zwar keine gesetzlich vorgeschriebene Form, doch eine Zielvereinbarung sollte nicht nur mündlich, sondern auch immer schriftlich festgehalten werden. Alle Parteien der Zielvereinbarung sollten das Dokument am Ende unterschreiben. 

Beispiele für Zielvereinbarungen

Welche Ziele werden typischerweise zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart? Hier finden Sie einige konkrete Beispiele für mögliche Zielvereinbarungen: 

• Die Produktivität soll gesteigert werden: Der Teamleiter verpflichtet sich, die Produktivität des Teams um zehn Prozent innerhalb der nächsten sechs Monate zu steigern. 

• Die Verkaufszahlen sollen höher werden: Der Verkaufsleiter verpflichtet sich, die Verkaufszahlen um 20 Prozent in den nächsten zwölf Monaten zu steigern. 

• Die Kundenzufriedenheit soll verbessert werden: Der Mitarbeiter des Kundenservice verpflichtet sich, innerhalb der nächsten vier Wochen eine Kundenzufriedenheitsumfrage durchzuführen und anhand der Ergebnisse innerhalb der nächsten drei Monate geeignete Maßnahmen zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit zu entwickeln und umzusetzen. 

• Der Marktanteil eines Produkts soll erhöht werden: Der Teamleiter verpflichtet sich, den Marktanteil eines bestimmten Produkts im nächsten Geschäftsjahr um zehn Prozent zu steigern. 

• Die Anzahl der Webseitenbesucher soll gesteigert werden: Der Mitarbeiter verpflichtet sich, die Zahl der Webseitenbesucher innerhalb von drei Monaten zu verdoppeln. 

• Die Kundenkontakte sollen erhöht werden: Der Vertriebsmitarbeiter verpflichtet sich, innerhalb von sechs Monaten 50 neue Kundenkontakte zu generieren. 

• Die Mitarbeiter sollen sich weiterbilden: Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, innerhalb eines Jahres mindestens zwei geeignete Fortbildungsseminare zu besuchen, um seine Fähigkeiten und Fertigkeiten zu erweitern und damit seine Leistung zu verbessern. 

Diese Beispiele stellen klassische Ziele einer Zielvereinbarung dar, sollen aber nur als Anregung dienen. Es ist wichtig, Zielvereinbarungen immer konkret und individuell passend auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens beziehungsweise des Arbeitsteams oder des Mitarbeiters anzupassen. Bei der Zielvereinbarung muss vor allem darauf geachtet werden, dass die Ziele smart formuliert werden.  

Negativbeispiele für mangelhafte Zielvereinbarungen sind Formulierungen wie „Arbeitgebermarke stärken“ oder „Produktivität steigern“. Diese Formulierungen sind viel zu allgemein und unkonkret. Zudem enthalten sie keinerlei zeitlichen Rahmen, um zu überprüfen, ob und inwiefern das Ziel erreicht wurde. 

Vorteile der Zielvereinbarung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer bietet die Zielvereinbarung viele Vorteile. Zu den bedeutendsten Vorteilen zählen vor allem die folgenden Aspekte: 

Motivation durch klare Ziele 

Zielvereinbarungen mit klarer Definition von Zielen und Aufgaben innerhalb einer bestimmten Zeitdauer steigern in der Regel die Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter enorm. 

Karriereförderung 

Zielvereinbarungen sind ein wichtiges Instrument, um die individuelle Weiterentwicklung der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens zu unterstützen. Mithilfe sinnvoller Zielvereinbarungen kann der Arbeitgeber die Karriere der Mitarbeiter fördern und somit leistungsbereite und zufriedene Mitarbeiter in seinem Unternehmen langfristig halten. 

Feedback und Kommunikation 

Regelmäßige Zielvereinbarungsgespräche geben Arbeitnehmern genauso wie Arbeitgebern eine gute Gelegenheit, sich transparent und konstruktiv auszutauschen. Durch die Vereinbarung erreichbarer, klarer Ziele und die regelmäßige Überprüfung, ob die gesteckten Ziele erreicht werden konnten, ergibt sich für beide Parteien regelmäßig ein Anlass, über die Aufgaben und Kompetenzen zu kommunizieren und sich gegenseitig Feedback zu geben. 

Zielvereinbarung und Arbeitsrecht: Was ist zu beachten?

Da die Zielvereinbarung eine arbeitsvertragliche Rechtsnatur hat und damit als zusätzliche Vereinbarung zum Arbeitsvertrag gelten kann, müssen bei Abschluss einer Zielvereinbarung in arbeitsrechtlicher Hinsicht einige wichtige Punkte vom Arbeitgeber beachtet werden. Besonders wichtig ist, dass die Teilnahme am Zielvereinbarungsgespräch für den Mitarbeiter beziehungsweise Arbeitnehmer immer auf freiwilliger Basis erfolgen sollte. Der Arbeitnehmer darf im Hinblick auf die Zielvereinbarung nicht bloß einseitig belastet werden.  

Zudem darf eine Zielvereinbarung nicht dazu führen, dass der Kündigungsschutz des Arbeitnehmers entgegen den gesetzlichen Vorgaben eingeschränkt wird. Und schließlich gilt auch bei der Zielvereinbarung der Datenschutz. Das heißt, die Zielvereinbarung sollte auch die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten. Insbesondere bei der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten muss der Datenschutz berücksichtigt werden. Generell gilt für Arbeitgeber: Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, sollte dieser in die Entwicklung eines Zielvereinbarungssystems von Anfang an einbezogen werden, um mögliche Probleme von vornherein zu vermeiden. 

Vorlage für Zielvereinbarungen: Hilfe bei der Erstellung

Ein Muster oder eine Vorlage für eine Zielvereinbarung gibt meist eine gute Orientierung bei der Erstellung einer Zielvereinbarung. Es sollte darauf geachtet werden, dass beim Formulieren der Zielvereinbarung immer individuell die Bedürfnisse und Anforderungen des Arbeitgebers und Arbeitnehmers beziehungsweise des Arbeitsteams berücksichtigt werden. Folgende Elemente sollten grundsätzlich in einer Zielvereinbarung enthalten sein: 

• Name des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers 

• Ort und Termin des Zielvereinbarungsgesprächs 

• Definition der Anforderungen und Ziele 

• Beschreibung der Aufgaben und Maßnahmen 

• Zeitraum und Überprüfungstermine 

• Unterschrift beider Parteien 

• Etwaige sonstige Bestimmungen 

Zielvereinbarung mithilfe der SMART-Formel: Ziele richtig formulieren

Bei der Zielvereinbarung sollten die Ziele, wie bereits erwähnt, mit der SMART-Formel formuliert werden. Das bedeutet, dass die Ziele „spezifisch“ (S), „messbar“ (M), „akzeptiert“ (A), „realistisch“ (R) und „terminiert“ (T) festgelegt werden sollen, kurz: SMART. 

Spezifisch 

Die Ziele sollten klar, eindeutig und konkret formuliert werden. Allgemeine, interpretationsfähige Formulierungen sollten tunlichst vermieden werden. 

Messbar 

Die Ziele sollten quantifizierbar sein. Es sollten Möglichkeiten vereinbart werden, um den Fortschritt und das Erreichen der Ziele zu messen, gegebenenfalls auch in Zwischenschritten. 

Akzeptiert 

Die Ziele sollten bedeutsam und sinnhaft für das Unternehmen beziehungsweise dessen Team sein und einen Mehrwert schaffen. Nur so ist der Arbeitnehmer auch motiviert, das Ziel zu erreichen. 

Realistisch

Die Ziele sollten realistisch und erreichbar sein. Es sollte darauf geachtet werden, dass die gesteckten Ziele den Arbeitnehmer nicht überfordern. 

Terminiert

Die Ziele sollten zeitgebunden festgelegt werden, also einen festen Zeitrahmen haben und innerhalb dieses Zeitrahmens erreicht werden können. 

Zielvereinbarung nicht unterschreiben: Was dann?

Arbeitnehmer, die mit dem Inhalt einer Zielvereinbarung nicht einverstanden sind, sollten diese auch nicht unterschreiben. In jedem Fall sollte das Gespräch zum Arbeitgeber gesucht werden. Es empfiehlt sich, die Gründe für das Nichtunterschreiben sachlich und nachvollziehbar zu erläutern. 

In der Praxis sind häufige Gründe dafür, dass Arbeitnehmer die Zielvereinbarung nicht unterschreiben wollen, dass die Ziele unrealistisch oder unerreichbar sind oder dass die Ziele nicht mit den eigenen Karrierezielen und Fähigkeiten übereinstimmen. Manchmal stellt sich auch nach Rücksprache mit dem Betriebsrat oder einem Anwalt für Arbeitsrecht heraus, dass die Zielvereinbarung nicht mit dem Arbeitsvertrag oder dem Arbeitsrecht vereinbar ist. 

Generell gilt, dass in einem solchen Fall das Gespräch mit dem Arbeitgeber genutzt werden sollte, um eine für beide Seiten gute, gemeinsame Lösung zu finden. Dabei kann eine frühere Zielvereinbarung überarbeitet oder aber es können die Ziele ganz neu gestaltet werden.