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GmbH gründen: die wichtigsten Schritte im Überblick.

Die wichtigsten Fakten

  • Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung – kurz GmbH – ist eine Unternehmensform und zählt zu den Kapitalgesellschaften.
  • Sie ist die beliebteste Unternehmensform in Deutschland.
  • Zur Gründung einer GmbH genügt bereits ein Gesellschafter. Es können sich aber auch mehrere Personen zur Gründung zusammenschließen.
  • Um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gründen zu können, muss der oder die Gesellschafter 25.000 Euro aufbringen – das ist das Stammkapital.
  • In einer GmbH haften die Gesellschafter nicht mit ihrem privaten Vermögen, sondern mit dem Gesellschaftsvermögen.

Was ist eine GmbH?

Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung – kurz GmbH – ist eine Unternehmensform in Deutschland. Sie zählt zu den sogenannten Kapitalgesellschaften, genauso wie die Aktiengesellschaft (AG) oder die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), kurz UG.

Eines der wichtigsten Merkmale der GmbH ist, dass der oder die Gesellschafter, das heißt, der oder die Inhaber einer GmbH, nicht mit ihrem privaten Vermögen haften, sondern nur mit dem Gesellschaftsvermögen.

Wie wird eine GmbH gegründet?

Bevor eine GmbH tatsächlich als erfolgreich gegründet gilt, durchläuft sie im Vorfeld insgesamt drei Phasen:

  • die Vorbereitungsphase
  • die Vorgründungsgesellschaft
  • die Vor-GmbH

Die Vorbereitungsphase

In der Vorbereitungsphase wird zunächst das Geschäftsmodell sowie die spätere Zusammenarbeit zwischen den Gründungsgesellschaftern bestimmt. Darüber hinaus sollte das zur Gründung notwendige Kapital festgelegt werden. Grundsätzlich sind dies aber erst einmal unverbindliche Absprachen. Erst in der sogenannten Vorgründungsgesellschaft kommt es zu ersten Verbindlichkeiten.

Die Vorgründungsgesellschaft

In dieser Phase können die Gesellschafter bereits den Geschäftsbetrieb aufnehmen und zum Beispiel Verträge mit Dritten schließen. Rechtliche Beziehungen zu Lieferanten oder Kunden können ebenfalls geschlossen werden. Jedoch ist anzumerken, dass die Vorgründungsgesellschaft noch nicht als gegründete GmbH betrachtet werden kann. Die Gründungsgesellschafter haften zunächst noch mit ihrem privaten Vermögen.

Weitere wichtige Schritte während der Vorgründungsgesellschaft sind beispielsweise

  • die Anfertigung des Gesellschaftsvertrags
  • die Bestimmung des genauen Stammkapitals
  • die Festlegung des Namens, des Sitzes sowie des Unternehmenszweckes

Die Vor-GmbH

Ist der Gesellschaftsvertrag vonseiten der Gesellschafter ausgearbeitet worden, müssen sie ihn erst unterzeichnen und ihn anschließend notariell beurkunden lassen. Ist dieser Schritt erfolgt, entsteht folglich die sogenannte Vor-GmbH bzw. GmbH in Gründung. Das ist die Vorstufe der späteren neu gegründeten Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Mit der Vor-GmbH entstehen für die Gesellschafter einige Verpflichtungen. Sie müssen unter anderem die sogenannten Bareinlagen auf das Geschäftskonto einzahlen und gegebenenfalls Sacheinlagen, wie zum Beispiel Maschinen, einbringen. Des Weiteren sollten sie die GmbH im Handelsregister anmelden.

Nach der Anmeldung und der darauf folgenden Veröffentlichung ihrer Eintragung ist die GmbH erfolgreich gegründet.

Welche einzelnen Schritte gibt es bei der GmbH-Gründung?

Bei der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung muss eine Reihe von Schritten durchlaufen werden. Für die Gründungsgesellschafter bedeutet das unter anderem die Anfertigung eines Gesellschaftsvertrags sowie die Eröffnung eines Geschäftskontos. Es müssen jedoch auch noch weitere wichtige Schritte erfolgen.

Die Wahl eines passenden Unternehmensnamens

Zunächst müssen sich die Gesellschafter, nachdem sie sich über die Geschäftsidee geeinigt haben, um einen passenden Unternehmensnamen für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung kümmern. Dieser Unternehmensname ist auch unter dem Begriff Firma bekannt.

Er sollte keine Namens- und Markenrechte Dritter verletzen und sich von Namen anderer Unternehmen unterscheiden. Zudem darf der Unternehmensname nichts behaupten, was die spätere GmbH nicht erfüllt. Bei Unsicherheiten über die Zulässigkeit des Namens kann bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) nachgefragt werden.

Zu finden ist der Name im Gesellschaftsvertrag, im Handelsregister sowie auf den Geschäftspapieren. Er muss den Zusatz „GmbH in Gründung“, kurz „GmbH i. Gr.“, tragen, wenn die GmbH noch nicht im Handelsregister eingetragen ist. Ist dies erfolgt, muss der Name mit dem Zusatz „GmbH“ am Ende verwendet werden.

Die Festlegung des Stammkapitals

Als nächster Schritt steht die genaue Bestimmung des Stammkapitals an. Für die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung müssen insgesamt 25.000 Euro aufgebracht werden.

Dieses Stammkapital bringen die Gründungsgesellschafter durch sogenannte Einlagen ein. Diese erfolgen in Form von

  • Sacheinlagen, beispielsweise Maschinen oder Grundstücke
  • Bareinlagen, d. h. Geld
  • als gemischte Einlage aus Sachen und Geld

Die Beteiligungen an den Einlagen der einzelnen Gesellschafter werden als sogenannte Geschäftsanteile im Gesellschaftsvertrag festgehalten. Die Einlagen sind zu leisten, wenn der Gesellschaftsvertrag beurkundet worden ist.

Damit die Gesellschaft mit beschränkter Haftung in das Handelsregister eingetragen wird, müssen die Gesellschafter mindestens die Hälfte der Einlagen leisten. Handelt es sich um eine reine Bareinlage, sind das 12.500 Euro. Sacheinlagen müssen hingegen zum Zeitpunkt der Eintragung vollständig geleistet werden.

Die Anfertigung eines Gesellschaftsvertrags

Darüber hinaus ist ein Gesellschaftsvertrag zu erstellen, der anschließend von einem Notar beurkundet wird, damit er wirksam ist. Der Gesellschaftsvertrag hat maßgeblichen Anteil an dem späteren Erfolg des Unternehmens und sorgt zudem für eine stabile Grundlage der GmbH. Mit diesem Dokument lassen sich außerdem Gesellschafterstreitigkeiten vermeiden.

Der Gesellschaftsvertrag sollte eine Reihe von verpflichtenden Angaben beinhalten, wie beispielsweise den

  • zukünftigen Namen und Sitz der GmbH
  • genauen Unternehmenszweck
  • exakten Betrag des Stammkapitals

Empfehlenswert ist die Ausarbeitung des Gesellschaftsvertrags mithilfe eines Anwalts.

Die Erstellung einer Gesellschafterliste und die Kontoeröffnung

Eine sogenannte Gesellschafterliste, die durch die Gründer erstellt wird, ist bei der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung unbedingt notwendig. Sie muss einige Angaben, wie zum Beispiel den Namen, das Geburtsdatum sowie den Wohnort aller Gesellschafter enthalten. Darüber hinaus sind in der Gesellschafterliste die Nennbeträge und die laufenden Nummern der von den Gesellschaftern übernommenen Geschäftsteile festzuhalten.

Des Weiteren muss der Geschäftsführer der GmbH ein Geschäftskonto eröffnen, da eine strikte Trennung zwischen privatem Vermögen und dem der Gesellschaft eingehalten werden muss. Auf dieses Konto wird das Stammkapital eingezahlt. Der Nachweis über den Zahlungseingang ist anschließend beim Notar vorzulegen.

Die Eintragung in das Handelsregister

Nachdem das Stammkapital auf das gewerbliche Konto eingezahlt worden ist, wird die Gesellschaft mit beschränkter Haftung in das Handelsregister eingetragen. Das zuständige Registergericht übernimmt die Eintragung. Der Geschäftsführer der GmbH kümmert sich um die Anmeldung – der Notar muss jedoch zunächst den Antrag auf Eintragung in das Handelsregister beglaubigen. Zur Anmeldung der GmbH werden der Gesellschaftsvertrag und die Gesellschafterliste benötigt.

Die Bekanntmachung der neu gegründeten GmbH erfolgt letztlich auch über das Handelsregister.

GmbH weiter hoch im Kurs (Quelle: Statistisches Bundesamt 2014)

Wie ist die Haftung bei einer GmbH geregelt?

Die Haftung der GmbH verrät bereits ihr Name: Alle Gesellschafter und Geschäftsführer haften gegenüber ihren Gläubigern beschränkt. Das bedeutet, sie haften in der Regel nicht mit ihrem privaten Vermögen, sondern mit der GmbH-Stammeinlage. Festgesetzt ist sie im Gesellschaftsvertrag.

Einzige Ausnahmen bilden die Vorbereitungsphase und die Vorgründungsgesellschaft. Während dieser beiden Gründungsphasen haften die Gesellschafter und Geschäftsführer mit ihrem privaten Vermögen. Erst wenn sich die GmbH in Gründung befindet, haften die Gesellschafter bzw. Geschäftsführer mit dem Gesellschaftsvermögen.

Welche Kosten entstehen bei einer GmbH-Gründung?

Strebt man die Gründung einer GmbH an, muss mit einer Reihe von anfallenden Kosten gerechnet werden. Zuallererst ist anzumerken, dass für die Mindeststammeinlage 25.000 Euro aufgebracht werden müssen. Zum Zeitpunkt der GmbH-Gründung ist bereits die Hälfte dieses Betrags, also 12.500 Euro, aufzuwenden.

Darüber hinaus fallen noch weitere Gründungskosten an. Zunächst erfolgt der Gang zum Notar, der sich um das Anfertigen und das Beurkunden des Gesellschaftsvertrags kümmert. Anschließend wird die GmbH beim Handelsregister angemeldet und eingetragen. Außerdem muss sie beim Gewerbeamt angemeldet werden. Zudem fallen weitere Kosten für den Steuerberater an, der die Eröffnungsbilanz erstellt, um den Vermögensstatus der GmbH zu ermitteln. Des Weiteren muss ein jährlicher Mitgliedsbeitrag für die Industrie- und Handelskammer – kurz IHK – entrichtet werden.

Folgende Tabelle fasst die anfallenden Kosten für die GmbH-Gründung nochmals zusammen:

Zu entrichtende Kosten fürAnlass
NotarAnfertigung und Beurkundung des Gesellschaftsvertrags
HandelsregisterAnmeldung und Eintragung der GmbH in das Handelsregister
GewerbeamtAnmeldung der GmbH beim Gewerbeamt
SteuerberaterErstellen der Eröffnungsbilanz
IHKMitgliedsbeitrag – jährlich zu entrichten

Was muss nach einer GmbH-Gründung erledigt werden?

Nachdem die Gesellschaft mit beschränkter Haftung in das Handelsregister eingetragen wurde und ihre Bekanntmachung über das Handelsregister erfolgt ist, sind noch einige weitere Schritte zu erledigen.

Der Geschäftsführer muss innerhalb von vier Wochen, nachdem der Gesellschaftsvertrag beurkundet wurde, die neu gegründete GmbH beim Finanzamt anmelden. Im Zuge dessen wird der GmbH eine Steuernummer zugeteilt. Die GmbH ist eine sogenannte steuerpflichtige Körperschaft und ist aufgrund dessen zur Abgabe einer Steuererklärung für Umsatzsteuer, Gewerbesteuer sowie Körperschaftssteuer verpflichtet.

Nach der Anmeldung beim Finanzamt erfolgt darüber hinaus die Aufnahme der GmbH in das Gewerberegister. Ebenso muss sie beim örtlichen Gewerbeamt angemeldet werden.

Des Weiteren ist eine Eröffnungsbilanz für das Finanzamt durch einen Steuerberater zu erstellen, damit zum Zeitpunkt der GmbH-Gründung alle Kapital- und Vermögensverhältnisse erfasst werden. Die Eröffnungsbilanz wird anschließend an das Finanzamt übermittelt.

Außerdem muss ein oder mehrere Geschäftsführer für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung bestellt werden. Das ist in der Folge dem Handelsregister mitzuteilen. Zudem sind Geschäftspapiere anzufertigen. Diese sollten einige verpflichtende Angaben beinhalten, wie beispielsweise den vollständigen Unternehmensnamen mit dem Rechtsformzusatz „GmbH“, ihren Sitz, das Registergericht und die Handelsregisternummer sowie alle Geschäftsführer mit deren Titel und Namen.

Besteht ein Aufsichtsrat, sind auch dessen Vorsitzende in den Geschäftspapieren aufzuführen. Der Aufsichtsrat – das Kontrollorgan der GmbH – wird gebildet, wenn in dem Unternehmen mehr als 500 Personen beschäftigt sind. Die einzelnen Aufsichtsratsmitglieder werden von der Gesellschafterversammlung gewählt.

Wie wird eine GmbH aufgelöst?

Es gibt eine Reihe Gründe, eine GmbH aufzulösen. Festgelegt sind sie in § 60 GmbH-Gesetz Abs. 1 (GmbHG). Sie wird beispielsweise aufgelöst, wenn

  • die Gesellschafter die Auflösung beschlossen haben.
  • ein gerichtliches Urteil erfolgte oder das Verwaltungsgericht die Entscheidung traf.
  • ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde.
  • die GmbH aufgrund von Vermögenslosigkeit gelöscht wird.

Darüber hinaus können gemäß § 60 GmbHG Abs. 2 im Gesellschaftsvertrag weitere Gründe zur Auflösung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung geregelt sein.

Einer freiwilligen Auflösung muss stets ein Gesellschafterbeschluss vorausgehen. Diesem müssen immer mindestens Dreiviertel der Gesellschafter zustimmen.

Es sind insgesamt drei Schritte nötig, um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung aufzulösen: die Auflösung, die Liquidation sowie die Löschung.

GmbH auflösen

Der erste Schritt ist die Auflösung. Das bedeutet jedoch nicht, dass hiermit die GmbH nicht mehr besteht. Im Zuge der Auflösung wird der Gesellschaftszweck geändert – die GmbH erzielt keinen wirtschaftlichen Gewinn mehr.

Von großer Bedeutung ist die Anpassung in den Geschäftsbriefen. Darin muss die noch bestehende Gesellschaft mit dem Zusatz „i. L.“, das heißt: „in Liquidation“, oder mit „i. Abw.“, d. h.: „in Abwicklung“, geführt werden.

GmbH liquidieren

Der nächste Schritt ist die Liquidation der GmbH. Zuerst ist ein Liquidator zu bestimmen, der ins Handelsregister eingetragen wird. Dieser ist während der Liquidation der rechtmäßige Vertreter der GmbH. Er hat die Aufgabe, zum Beispiel alle laufenden Geschäfte der GmbH enden zu lassen. Des Weiteren hat der Liquidator die Pflicht zum sogenannten Gläubigeraufruf. Das ist die Bekanntmachung der Auflösung der GmbH. Sie wird im Bundesanzeiger eingetragen, damit die

Gläubiger über die Auflösung des Unternehmens informiert werden. Gleichzeitig sollen die Gläubiger somit die GmbH kontaktieren, um unter anderem noch ausstehenden Forderungen geltend machen zu können. Hierfür haben sie ein Jahr Zeit – das sogenannte Sperrjahr.

Die Gesellschafter müssen dieses Sperrjahr ebenso nutzen, um die Gesellschaft mit beschränkter Haftung aufzulösen.

GmbH löschen

Die Löschung der GmbH ist die letzte Phase der Auflösung. Zunächst wird das restliche Vermögen der Gesellschaft mit beschränkter Haftung an alle Gesellschafter ausgeschüttet, wenn unter anderem alle Geschäfte am Ende des Sperrjahres abgewickelt worden sind.

Anschließend erfolgt ein Antrag auf Löschung der GmbH aus dem Handelsregister. Dieser Antrag muss von einem Notar beurkundet und beim entsprechenden Registergericht eingereicht werden. Die GmbH kann als erfolgreich aufgelöst gelten, wenn es zu keinem Veto vonseiten des Registergerichts kommt.

Anzumerken ist, dass laut § 74 Abs. 2 GmbHG die Gesellschafter nach der Liquidation sämtliche Dokumente in elektronischer und schriftlicher Form für insgesamt zehn Jahre aufbewahren müssen. Dazu zählen beispielsweise

  • Handelsbücher und Handelsbriefe
  • Bilanzen
  • Protokolle

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