Spesenabrechnung: So rechnen Sie die Kosten richtig ab

Damit Sie Ihre Spesenabrechnung steuerlich geltend machen können, müssen Sie sie detailliert vornehmen und korrekt verbuchen. Im Einkommensteuergesetz werden Spesen entweder als Betriebsausgaben oder als Werbungskosten behandelt. Eine gesetzliche Regelung dazu befindet sich beispielsweise im Einkommensteuergesetz, § 9, Absatz 4a (EStG). 

Spesenabrechnung für Arbeitnehmer und Selbstständige: Gibt es einen Unterschied?

Ja, es gibt Unterschiede. Sind Sie Arbeitnehmer, ist es relativ unkompliziert: Sie heben einfach alle Belege auf und bekommen dann die entstandenen Kosten der Geschäftsreise vom Arbeitgeber voll erstattet. Ihr Arbeitgeber setzt diese dann als Betriebsausgabe ab. Unternehmen müssen Spesenabrechnungen zehn Jahre lang aufbewahren.  

Als Selbstständiger gibt es einiges zu beachten. So können manche Posten in tatsächlicher Höhe geltend gemacht werden, bei anderen Aufwendungen wiederum sind Pauschalen vorgeschrieben. Ein Vorsteuerabzug aus Pauschalen ist allerdings nicht möglich. Selbstständige dürfen auch bei Auslandsreisen keine Übernachtungspauschalen geltend machen, Angestellte hingegen schon. Ein Unternehmer darf nur die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten als Betriebsausgabe einreichen. Übrigens: Als Geschäftsführer einer GmbH werden die Reisekosten nicht wie bei einem Unternehmer, sondern wie bei einem Arbeitnehmer behandelt. 

Eine falsche Spesenabrechnung als Kündigungsgrund?

Spesen sollten vom Arbeitnehmer sehr genau abgerechnet werden. Schon kleinste Abweichungen können unter Umständen zur fristlosen Kündigung und/oder zum Verlust einer Abfindung führen. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann ein erwiesener Spesenbetrug (Vermögensstraftat) einen wichtigen Grund zur fristlosen Kündigung gemäß Paragraf 626 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) darstellen. Hier darf ohne Abmahnung und ohne ordentliche Kündigung das Arbeitsverhältnis fristlos beendet werden. Dabei ist die Höhe des verursachten Schadens zweitrangig. Vielmehr geht es bei einem Spesenbetrug um den mit der Vermögensschädigung verbundenen Vertrauensverlust (zum Beispiel Landesarbeitsgericht Niedersachsen, Urteil vom 27.05.2008 – AZ: 9 Sa 39/07, oder Landesarbeitsgericht Nürnberg, Urteil vom 28. 03.2003 – AZ: 4 Sa 136/02, oder Landesarbeitsgerichts Düsseldorf, Urteil vom 24.09.2012 – AZ: 9 Sa 1014/12). 

Wie kann man Spesen abrechnen?

Um Spesen – steuerrechtlich korrekt heißt es Verpflegungsmehraufwendungen – abzurechnen, gibt es zwei Möglichkeiten: 

1. Spesenabrechnung anhand von Pauschalen 
2. Spesenabrechnung in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten 

Grundsätzlich können alle nicht vermeidbaren Kosten, die im Zusammenhang mit einer dienstlichen Reise anfallen, geltend gemacht werden. Zu beachten ist dabei, in welchem Land die dienstliche Reise stattgefunden hat, denn die Höhe der jeweils gültigen Pauschale richtet sich auch nach dem Reiseziel. 

Bei einer Spesenabrechnung anhand von Pauschalen kann diese erst ab einer dienstlich bedingten Abwesenheit von acht Stunden geltend gemacht werden. Bei der Nutzung des eigenen Pkw können die Fahrtkosten über eine Kilometerpauschale abgerechnet werden. Es ist auch möglich, eine individuelle Kilometerpauschale zu ermitteln. Dabei werden alle Kfz-Ausgaben – wie beispielsweise Steuer, Versicherung, Benzin und Abschreibung – für zwölf Monate errechnet und durch die jährlich gefahrenen Kilometer geteilt. Dieser Betrag ist dann die individuelle Kilometerpauschale. Bei der pauschalen Erstattung der Spesen erfolgt diese lohnsteuer- und beitragsfrei in der Sozialversicherung. 

Bei der Spesenabrechnung in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten müssen sämtliche Belege wie Rechnungen und Quittungen gesammelt und eingereicht werden. Trinkgelder können auf einem eigenen Beleg erstellt und zusammen mit der Bewirtungsrechnung eingereicht werden. Werden die Spesen nicht oder nur teilweise erstattet, können diese Aufwendungen über die eigene Steuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden. 

Spesenabrechnung: Allgemeine Vorlage

Was gehört alles in die Spesenabrechnung?

Verpflegungskosten 

Da auf Dienst- oder Geschäftsreisen Kosten für Speisen und Getränke entstehen, die am Wohnort oder Arbeitsplatz nicht entstehen würden, sind diese als sogenannter Verpflegungsmehraufwand absetzbar. 

Übernachtungskosten 

Auch hier kann zwischen der Abrechnung über die tatsächlichen Kosten und der Abrechnung über die Übernachtungspauschale gewählt werden. Die Pauschale bei den Übernachtungskosten beträgt in Deutschland jedoch lediglich € 20,00. Bei der Abrechnung über die tatsächlichen Kosten sollte aber bedacht werden, dass das Finanzamt für überteuert befundene Hotelrechnungen – beispielsweise von Luxushotels – mitunter als unangemessen ablehnt. Zu beachten gilt hinsichtlich der Übernachtungskosten auch Folgendes: 

• Dem Arbeitgeber muss die Hotelrechnung mit Rechnungsanschrift der vollständigen Geschäftsadresse des Arbeitgebers vorgelegt werden. 

• Bei der Übernachtungspauschale kann der Arbeitnehmer die Differenz zur tatsächlichen Höhe über seine Steuererklärung absetzen. Hier muss die Rechnung auf den Arbeitnehmer selbst ausgestellt sein. 

• Tatsächlich abgerechnete Übernachtungskosten sind vorsteuerabzugsfähig, Übernachtungspauschalen nicht. 

• Übernachtung (7 %) und Verpflegung (19 %) haben unterschiedliche Mehrwertsteuersätze und müssen gesondert auf der Rechnung ausgewiesen sein. 

Fahrtkosten 

Diese wurden ja bereits erwähnt. Eine Anmerkung dazu noch: Buchen Sie ohne Absprache mit dem Arbeitgeber teure Optionen wie einen Business-Class-Flug oder mieten Sie einen Oberklassewagen, kann Ihr Arbeitgeber die volle Kostenübernahme verweigern und Ihnen nur die angemessenen Kosten erstatten. 

Reisenebenkosten 

Fast immer entstehen neben den bereits genannten Aufwendungen auch weitere Ausgaben. Über die Spesenabrechnung erstattungsfähig sind beispielsweise folgende Nebenkosten der Reise: 

• Parkgebühren 

• Mautgebühren 

• Taxi, ÖPNV 

• Trinkgelder u. Ä. 

Auch diese Aufwendungen müssen durch Belege nachgewiesen werden. 

Spesenabrechnung und Steuern: Das ist bei der Steuererklärung zu beachten

Als Unternehmer werden sowohl die Spesen des Unternehmers selbst als auch die der Angestellten steuerrechtlich als Betriebsausgabe geltend gemacht. Bei Angestellten sind Spesen eine steuerfreie Überweisung des Arbeitgebers, da man diese zunächst einmal verauslagt hat. Trotzdem sollten die Spesenabrechnungen auch dem Finanzamt als Anhang zur Steuererklärung vorgelegt werden.  

Alternativ können die Abrechnungen auch über die Steuererklärung erstellt werden. Dabei handelt sich dann um Werbungskosten. Anstelle einer exakten Abrechnung können Sie Pauschalbeträge nutzen.