Vermietertagebuch (Teil I): Vorgehen bei Nichtzahlung der Nebenkostenabrechnung durch den Mieter

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Nebenkostenabrechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil eines Mietverhältnisses und sorgen häufig für Unstimmigkeiten zwischen Vermieter und Mieter. Wenn ein Mieter die Nebenkostenabrechnung nicht bezahlt, muss der Vermieter wissen, welche Schritte zu unternehmen sind und welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten. Dieser Bericht beschreibt das Vorgehen und die rechtlichen Aspekte, die in einem solchen Fall zu beachten sind.


Rechtliche Grundlagen der Nebenkostenabrechnung

Die rechtliche Grundlage für die Abrechnung von Nebenkosten findet sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere in § 556 BGB. Vermieter sind berechtigt, die Betriebskosten auf den Mieter umzulegen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Die Nebenkostenabrechnung muss bestimmten formalen Anforderungen genügen:

  • Schriftform: Die Abrechnung muss schriftlich erfolgen.
  • Inhalt: Die Abrechnung muss eine verständliche und nachvollziehbare Aufstellung der Kosten und deren Verteilung enthalten.
  • Abrechnungszeitraum: Der Abrechnungszeitraum darf maximal 12 Monate betragen und die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.


Vorgehensweise bei Nichtzahlung der Nebenkostenabrechnung

1. Prüfung der Nebenkostenabrechnung

Bevor Maßnahmen ergriffen werden, sollte der Vermieter sicherstellen, dass die Abrechnung formell korrekt und nachvollziehbar ist. Dies umfasst:

  • Nachvollziehbare Kostenaufstellung: Die einzelnen Posten sollten klar und detailliert aufgeführt sein.
  • Verteilerschlüssel: Der angewandte Verteilerschlüssel sollte vertraglich vereinbart und korrekt angewendet sein.
  • Fristen: Die Abrechnung muss fristgerecht erstellt und zugestellt worden sein.

2. Schriftliche Zahlungserinnerung

Ist die Abrechnung korrekt und der Mieter zahlt dennoch nicht, sollte zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung erfolgen. Diese Erinnerung sollte:

  • Frist setzen: Eine klare Zahlungsfrist (z.B. 14 Tage) setzen.
  • Mögliche Konsequenzen: Auf mögliche rechtliche Schritte bei Nichtzahlung hinweisen.

3. Mahnung (optional)

Sollte der Mieter nach der Zahlungserinnerung weiterhin nicht zahlen, folgt eine formelle Mahnung. Diese sollte:

  • Einschreiben: Per Einschreiben versendet werden, um den Zugang nachweisen zu können.
  • Fristsetzung: Eine erneute Frist (z.B. 14 Tage) setzen.
  • Verzug: Den Mieter darauf hinweisen, dass er sich mit Ablauf dieser Frist im Zahlungsverzug befindet und Verzugszinsen anfallen.

4. Rechtliche Schritte einleiten

a. Mahnbescheid

Wenn die Mahnung ebenfalls erfolglos bleibt, kann der Vermieter einen Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht beantragen. Der Mahnbescheid ist ein gerichtliches Verfahren zur Durchsetzung von Geldforderungen und umfasst folgende Schritte:

  • Antrag stellen: Der Antrag kann schriftlich oder online gestellt werden.
  • Zustellung: Das Gericht stellt den Mahnbescheid dem Mieter zu.
  • Widerspruchsfrist: Der Mieter hat zwei Wochen Zeit, um Widerspruch einzulegen. Tut er dies nicht, kann der Vermieter einen Vollstreckungsbescheid beantragen.

b. Klage

Sollte der Mieter Widerspruch gegen den Mahnbescheid einlegen, bleibt dem Vermieter die Möglichkeit, Klage einzureichen. Das gerichtliche Verfahren umfasst:

  • Klageeinreichung: Der Vermieter reicht die Klage beim zuständigen Amtsgericht ein.
  • Beweisführung: Der Vermieter muss die Korrektheit der Nebenkostenabrechnung und die Nichtzahlung des Mieters nachweisen.
  • Urteil: Das Gericht entscheidet über die Berechtigung der Forderung und kann den Mieter zur Zahlung verurteilen.


Rechtliche Aspekte und Fristen

  • Verjährung: Ansprüche aus Nebenkostenabrechnungen verjähren grundsätzlich nach drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung dem Mieter zugegangen ist.
  • Verzugszinsen: Bei Zahlungsverzug kann der Vermieter Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verlangen.


Handlungsempfehlungen für Vermieter

  • Dokumentation: Sämtliche Schritte und Kommunikation sollten sorgfältig dokumentiert werden.
  • Rechtsberatung: Vor Einleitung gerichtlicher Schritte sollte eine anwaltliche Beratung in Anspruch genommen werden, um die Erfolgsaussichten und das Vorgehen zu prüfen.
  • Kommunikation: Ein offenes Gespräch mit dem Mieter kann Missverständnisse klären und eine außergerichtliche Einigung ermöglichen.


Die Nichtzahlung der Nebenkostenabrechnung erfordert ein strukturiertes und rechtlich fundiertes Vorgehen. Vermieter sollten sicherstellen, dass die Abrechnung korrekt und nachvollziehbar ist und gegebenenfalls rechtlichen Beistand hinzuziehen. Bei Fragen zu diesem Thema steht die Kanzlei HENKELFRAU (info@henkelfrau.com, Tel.: +49 155 66150207) gerne beratend zur Seite.


Kanzlei HENKELFRAU

Rechtsanwältin Anna Kiehl

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