Urlaubsanspruch berechnen - was Sie wissen und beachten müssen!

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Dies ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Laut § 3 Abs. 1 BUrlG beträgt der Mindesturlaubsanspruch für eine 6-Tage-Woche 24 Werktage. Werktage sind alle Kalendertage, die nicht Sonn- und Feiertage sind.

Bei einer 5-Tage-Woche beträgt der Mindesturlaubsanspruch 20 Tage, also vier Wochen. Jedoch können in einem individuellen Arbeitsvertrag bzw. in einem Tarifvertrag auch mehr Urlaubstage festgelegt werden.

Im Rahmen des sogenannten Direktionsrechts kann der Arbeitgeber den Urlaubszeitraum seiner Mitarbeiter festlegen. Dennoch muss er gemäß § 7 Abs. 1 BUrlG die zeitlichen Urlaubswünsche seiner Angestellten berücksichtigen – es sein denn, er kann besondere betriebliche Gründe nachweisen, wie beispielsweise einen hohen Arbeitsanfall im Unternehmen.

Beschäftigte im öffentlichen Dienst haben einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen. Arbeitnehmer, die schwerbehindert sind, verfügen bei einer 5-Tage-Woche über einen Zusatzurlaub von fünf Tagen jährlich (§ 208 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch).

Wann besteht der volle Urlaubsanspruch?

In § 4 BUrlG ist festgelegt, dass Beschäftigte erstmals nach dem sechs-monatigen Bestehen ihres Arbeitsverhältnisses den vollen Urlaubsanspruch haben. Dieser Zeitrahmen von einem halben Jahr ist unter dem Begriff Wartezeit bekannt.

Beispiel:

Trat ein Arbeitnehmer seine neue Arbeitsstelle zum 01.10.2024 an, dann hat er am 01.04.2025 den vollen Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr 2024.

Ebenso verfügen Beschäftigte, die sich noch in der Probezeit befinden, über einen Urlaubsanspruch – er beträgt mit jedem vollen Monat ein Zwölftel des Jahresurlaubs (§ 5 Abs. 1 BUrlG).

Beispiel:

Einem Angestellten in der Probezeit, der einen Urlaubsanspruch von 24 Tagen hat, stehen – wenn das oben genannte Beispiel herangezogen wird – für die Monate September, Oktober, November und Dezember 8 Tage Urlaub zu.

–> 4 Monate x 2 Urlaubstage pro Monat = 8 Urlaubstage

Auch wenn der Beschäftigte während seiner Probezeit die Kündigung erhält, erhält er den ihm zustehenden Urlaub. Wenn dies nicht möglich ist, hat der Arbeitnehmer einen Urlaubsabgeltungsanspruch (§ 7 Abs. 4 BUrlG).

Urlaubsanspruch für Teilzeitkräfte, 

Minijobber und Praktikanten

Ein Teilzeitbeschäftigter hat grundsätzlich den gleichen Urlaubsanspruch wie ein Vollzeitbeschäftigter. Die Voraussetzung hierfür ist, dass er an jedem Arbeitstag der Woche tätig ist. Arbeitet er jedoch zum Beispiel nur an zwei oder drei Tagen, reduziert sich der Urlaubsanspruch entsprechend.

Beispiel:

Ein Beschäftigter arbeitet in einem Betrieb an drei Tagen in der Woche. Die Vollzeitbeschäftigten haben 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche.

–> 30 Urlaubstage x 3 Arbeitstage / 5 = 18 Tage

Minijobber, also Arbeitnehmer mit einer geringfügigen Beschäftigung bis zu 556 Euro, haben ebenfalls einen Urlaubsanspruch. Genau wie bei Teilzeitkräften ist es bei Minijobbern entscheidend, an wie vielen Tagen sie wöchentlich arbeiten.

Der Urlaubsanspruch bei Praktikanten und Werkstudenten ist anders geregelt.

Ist ein Praktikant noch minderjährig, gelten für ihn die Regelungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes – kurz JArbSchG. Praktikanten, die ein Pflichtpraktikum im Zuge ihrer Schulausbildung oder ihres Studiums absolvieren, haben keinen Urlaubsanspruch.

Absolvieren Praktikanten hingegen ein freiwilliges Praktikum, gilt für sie ein gesetzlich geregelter Urlaubsanspruch. Die Voraussetzung hierfür ist eine mindestens vierwöchige Tätigkeit im Unternehmen.

Urlaubsanspruch minderjähriger Arbeitnehmer

Das Jugendarbeitsschutzgesetz regelt den Urlaubsanspruch für minderjährige Arbeitnehmer. Jugendliche dürfen maximal fünf Tage wöchentlich arbeiten. Ihre gesetzlich vorgeschriebenen Urlaubstage sind nach dem Alter gestaffelt.

§ 19 JArbSchG definiert den Urlaubsanspruch für minderjährige Beschäftigte. Er beträgt

• bei Angestellten, die zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht das 16. Lebensjahr erreicht haben, mindestens 30 Werktage.
• bei Beschäftigten, die zu Beginn des Kalenderjahres unter 17 Jahre alt sind, mindestens 27 Werktage.
• bei Arbeitnehmern, die zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 18 Jahre alt sind, mindestens 25 Werktage.

Wann verfällt der Urlaubsanspruch?

Grundsätzlich sollte der Urlaub im Laufe des Kalenderjahres genommen werden – sonst verfällt dieser am 31. Dezember. Eine Übertragung der restlichen Urlaubstage in das darauffolgende Jahr ist zwar möglich, jedoch müssen hierfür persönliche oder betriebliche Gründe, wie beispielsweise eine Krankheit oder ein hohes Arbeitspensum im Unternehmen, gegeben sein.

Gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG müssen die noch verbleibenden Urlaubstage in den ersten drei Monaten des neuen Jahres genommen werden, also bis spätestens 31. März.

Der Arbeitgeber hat die Pflicht, seine Mitarbeiter darüber frühzeitig in Kenntnis zu setzen, dass sie für das laufende Jahr noch über Urlaubstage verfügen. Außerdem sind sie darüber zu informieren, dass ihr Urlaubsanspruch verfällt, sollten sie ihren Urlaub nicht nehmen.

Wurde ein Arbeitsverhältnis gekündigt und der Beschäftigte verfügt noch über Urlaubstage, muss er diese in Anspruch nehmen. Können die Urlaubstage nicht mehr bzw. nur teilweise gewährt werden, müssen sie vonseiten des Arbeitgebers abgegolten werden (§ 7 Abs. 4 BUrlG).